Выдача трудовой книжки на руки сотруднику

Рассмотрим сроки и правила выдачи трудовой книжки на руки сотруднику после увольнения, образцы заявлений, законодательство.

Скачать образцы документов

Нормативные акты

Понятие Трудовой книжки как основного документа работника регламентируется ч. 1 ст. 66 ТК РФ, а сама форма регламентируется Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственное лиц, отвечающее за ведение трудовых книжек и любые сопутствующие действия назначается приказом — ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Выдача трудовой книжки, как ее оформление поступающему на работу впервые регулируется ч. 4 ст. 65 ТК РФ.

Заявление на оформление трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. регулирует ч. 5 ст. 65 ТК РФ.

Сроки выдачи

Сроки, в которые выдается трудовая книжка, регламентируются статьей 84.1 Трудового Кодекса России. Если не произойдет какого-либо непредвиденного обстоятельства, уволившийся сотрудник получит её в последний день действия правовых отношений с работодателем.

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.

Если трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), то здесь нужно придерживаться ст. 62 ТК РФ.

Подготовкой и заполнением трудовых книг занимаются представители отдела кадров компании. Они вносят:

1. дату,
2. номер приказа, который соответствует увольнению,
3. причины расторжения трудового контракта,
4. производят отсылку на статью, по которой сотрудник покинул работу по собственному желанию или по инициативе работодателя.

Всё это отдел кадров должен успеть сделать в некий период, который будет зависеть от причин увольнения сотрудника.

Если сотрудник покидает работу на общих основаниях, книжку должны отдать через 3 недели. В этом случае руководство компании будет вынуждено ждать 30 дней, так как законодательными актами предусмотрено, что именно за 1 месяц до расторжения договора работодатель должен получить предупреждение.

Сезонные работники должны уведомить владельца фирмы за 7 дней до ухода, а лица, заключившие срочный договор, готовят уведомление за 3 дня.

Таким образом сроки выдачи можно разделить на 4 периода и могут называться отработкой перед увольнением:

• 1 месяц,
• 2 недели,
• 7 дней,
• 3 дня.

В особых случаях сотрудник имеет право расторгнуть трудовые правоотношения в срочном порядке, соответственно, работодатель обязан выдать книжку всего за 1 день.

Ещё одной причиной для корректировки срока возврата книжек может стать личная договорённость труженика с владельцем бизнеса. Например, если обстоятельства обязывают сотрудника срочно переехать в другой город или страну.

Когда работник решает покинуть компанию по собственному желанию, выдача трудовой книжки осуществляется согласно действующему законодательству.

Для заключенных договоров без срока действия период ожидания составит 14 дней. Если контракт срочный, максимальное количество дней – 7, но это будет зависеть от категорий бывших тружеников.

Порядок выдачи трудовой

Выдача трудовой книжки сотруднику сопровождается следующими действиями организации:

1. в последний день работника на его должности, представитель отдела кадров составляет формулировку и вписывает её в книжку;
2. до последнего дня никаких записей не делается, так как сотрудник может передумать и попросить, чтобы его вернули обратно;
3. человек, который занимается ведением журнала передвижения трудовой документации, делает отметку в книжке в виде даты выдачи;
4. задача увольняющегося работника – поставить свою подпись для подтверждения получения.

Представитель отдела кадров должен быть всегда внимательным, так как недопустимо делать какие-либо ошибки в журнале учета трудовых книжек.

Но если ошибка всё же произошла, ни в коем случае нельзя использовать корректор или зачистку – помарку стоит перечеркнуть и написать рядом правильный вариант записи, после чего поставить в известность руководителя компании.

В период нахождения на текущем рабочем месте сотруднику может понадобится дополнение для трудовой книжки в виде вкладыша. Его также стоит внести в журнал, а труженик расписывается за его получение.

Задержка выдачи книжки отделом кадров

К основным причинам задержки трудовых книг относятся следующие ситуации:

1. Книжка выдаётся с задержкой, если сотрудник сам спровоцировал эту ситуацию, не придя в последний день на работу.
2. Если дата расторжения трудового контракта вызывает споры и разногласия между сотрудником и компанией. В этом случае труженик может сам отказаться от получения документа.
3. Намеренная несвоевременная выдача руководством компании. Работодатель может отсрочить выдачу, если есть смысл вынудить сотрудника отработать ещё несколько дней, хотя такие действия считаются неправомерными.

Во втором варианте организация обязана уведомить уволившегося труженика о том, что трудовое соглашение не имеет юридической силы.

Далее работник должен явиться на бывшую работу и получить книжку под расписку. Если он не имеет такой возможности, согласно Трудовому Кодексу, он может попросить выслать ему документ по почте.

Когда предприятие должным образом не соблюдает сроков выдачи, это считается административным нарушением. Сотрудник может обратиться в суд или составить письменный запрос на получение книжки, после чего она должна быть выдана в течение 3 дней.

Бывший сотрудник также имеет право написать заявление в суд на компанию, если по их вине произошла ситуация с несвоевременной выдачей книжки, и на этом основании он не может выйти на работу к другому работодателю.

Правила выдачи и оформления

При увольнении работника руководство должно понимать, что важно не только оформить сокращение и передать книжку сотруднику в установленные законодательством сроки, но и правильно заполнить её.

Перед передачей документа в руки работнику владельцу бизнеса стоит уделить должное внимание следующим тонкостям:

1. ситуация обязывает изучить личное дело труженика;
2. проверить наличие своей печати и подписи;
3. иногда может отсутствовать запись о приходе сотрудника на работу; если так случилось, необходимо её сделать;
4. проверить правильность формулировки в оформленной документации и причины увольнения работника;
5. радом с формулировкой должны быть указаны реквизиционные данные о приказе на увольнение.

Способы получения трудовой книги

Существует всего 3 основных способа, которыми организации выдают трудовые книжки:

1. лично в руки,
2. по почте,
3. по доверенности.

Самым удобным для обеих сторон является первый вариант, но если нет такой возможности, документ выдаётся другими способами.

По почте

Эта ситуация может быть спровоцирована отсутствием труженика в городе.

Также бывший сотрудник может намеренно не прийти за документом, при этом законодательство не предусматривает каких-либо мер для наказания. Что может сделать компания в этом случае?

Работодатель должен связаться с бывшим подчинённым и напомнить ему, что он может получить документ по почте или оставить его на хранение на территории предприятия до того момента, пока у него не будет возможности приехать лично и забрать книжку.

По доверенности

Это является достаточно распространённым вариантом получения трудовой документации.

Чаще всего, бывший труженик прибегает к этому, если у него сложились плохие отношения с руководителем в процессе увольнения, и он не хочет появляться в офисе компании.

В этом случае он должен заверить доверенность у нотариуса и правильно составить её, указав следующую информацию:

1. паспортные данные сотрудника;
2. паспортные данные доверительного лица;
3. действия, которые могут быть выполнены данным лицом;
4. отметка нотариуса в виде печати и подписи;
5. срок, на протяжении которого доверенность будет считаться действительной.

Получение лично в руки

Это самый удобный и не вызывающий никаких временных затрат способ.

Но здесь стоит учесть один нюанс — выдавший книжку отдел кадров не должен ставить каких-либо пометок о том, что он выдал книжку лично в руки бывшему сотруднику.

В некоторых случаях владельцы бизнеса пытаются себя обезопасить от того, что труженики могут предъявить претензии относительно того, что документ мог выдаваться не в соответствии с законодательными нормами или вовсе не был выдан.

В качестве страховки организация может использовать расписку, которую составит бывший сотрудник при получении документа.

Ответственность работодателя

Прежде чем просить руководство организации отправить трудовую книжку по почте, сотрудник должен понимать, что после отправки компания уже не несет ответственность за её сохранность или задержку.

Также существует еще несколько ситуаций, когда предприятие освобождается от административной ответственности, а именно:

1. Если сотрудник проигнорировал необходимость прийти на работу в последний день, предусмотренный договором, без уважительной причины.
2. Срок действия контракта выпал на выходной или день праздника. В этом случае труженик обязан сам прийти за документом на следующий день после выходного, так как он не сможет обвинить компанию за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
3. Если работника осудили за преступление, и он физически не имел возможности на следующий день явиться на работу, а именно в отдел кадров.
4. Когда продленный в связи с беременностью контракт с работодателем перестаёт быть действительным, бывшая сотрудница может не успеть прийти вовремя за получением документов и компенсаций; в этом случае вина ложится полностью на её плечи.

Когда работодатель намеренно задерживает выдачу книжки, что мешает человеку устроиться на другую работу, то после обжалования в суде, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию за все дни вынужденной безработицы от своей бывшей компании.

Спорные ситуации

При возникновении спорных моментов уволенный сотрудник может обращаться в суд, прокуратуру или Государственную инспекцию по труду.

Перед тем как обжаловать действия руководителя в суде, труженик должен иметь прямые доказательства того, что нарушение действительно имело место, и компания действительно не отдает документ.

Самые распространённые проблемы связаны с задержкой оформления документа. Если организация отказывается предоставить книжку в сроки, предусмотренные законодательством, они будут установлены в судебном порядке.

Судебные разбирательства являются крайне нежелательными для руководителя.

Труженик ничем не рискует, а компания, в свою очередь, будет вынуждена заплатить компенсацию за безработные дни бывшего сотрудника в связи с вынужденными обстоятельствами и, в некоторых случаях, оплатить истцу некую сумму за моральный ущерб, если это было указано в заявлении.

Чтобы получить трудовую книжку при увольнении в срок и без возникновения каких-либо разбирательств, обе стороны должны придерживаться норм, установленных законодательством.

В случае возникновения у сотрудника непредвиденных ситуаций, лучше предупредить работодателя, чтобы у него было время предпринять необходимые меры и передать документ другим, доступным на данный момент, способом.