Можно ли отправить трудовую книжку по почте при увольнении?

Не хочу читать! Нужна консультация

Трудовая книжка – это главный документ, где отображаются все трудовые записи сотрудника. Формуляр на момент труда хранится в собственности организации. Однако, при аннулировании договора, бумагу тут же возвращают его обладателю. Если же работник при увольнении не имел случая самостоятельно взять трудовую книжку, то произойдёт отправка документа по почте.

Особенности отправления трудовой книжки через почтовое отделение

Наёмник вправе полноправно использовать нормы, допускающие отправление трудовой книжки хозяину при увольнении, пересылкой почтовым отделением.

Если сотрудник официально потребовал вернуть формуляр, то работодатель обязан выполнить просьбу, неважно как.

Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

  • живёт в другой отдалённой местности;
  • уволен во время командировки, стажировки в дальнем регионе;
  • уехал в отпуск, но при этом оставил заявление о последующем увольнении;
  • не имеет шанса лично забрать формуляр.

Правильное оформление заявления на отправку работником

В тот день, когда трудовой договор прекратился, наёмник должен тут же расплатиться с работником. Выплатить зарплату до копейки, также компенсацию за отпуск, если его не использовали. Обязательно в тот же день вернуть документ.

По инициативе сотрудника целесообразно вручить заверенные ксерокопии документов, которые связаны с трудовой деятельностью. К ним относятся: приказ о принятии на работу, приказ о назначении на иное место труда, и о прекращении активной деятельности, выписки из формуляра, справки о зарплате, и иные копии.

Если, для получения документов, которые связаны с трудом, работнику нужно обращаться к работодателю письменным образом, то возвращение формуляра при увольнении происходит моментально. Значит, совершенно не обязательно для этого писать заявление о выдаче бумаги.

Бывают такие моменты, если на время прекращения деятельности, работник не получил документ по своей вине, например, он отсутствовал на работе в день увольнения, или он по каким-то обстоятельствам не хочет принять документ. Тогда, при увольнении возврат трудовой книжки уволившемуся сотруднику возможен по почте, придерживаясь всех правил пересылки.

Форма

В заявке сотрудник описывает просьбу, где обозначается дата, когда наёмник обязан отправить ему на действительный адрес формуляр письмом. Заявка оформляется аккуратно и ясным почерком или же с помощью компьютера обычным шрифтом.

Что пишем

Заявление разрешается писать свободным образом, так как таковой установленной формы не существует. Однако если организация имеет свой определенный образец, тогда обязательно придерживаются этого варианта заполнения, при этом обратившись в отдел кадров. Необходимо соблюсти все их требования для написания заявления.

Внимание! Нужно учесть, что заявление принимают только в отделе кадров, и если сотрудник согласен, то с его разрешения делают копию данного заявления. Также в бумагу обязательно ставится печать и роспись нанимателя.

В заявке указывают следующее:

  • ФИО сотрудника;
  • адрес места прописки и действительный адрес проживания;
  • все данные организации или ИП, который должен направить уведомление: наименование организации или ФИО для ИП, адрес и так далее;
  • исходящий номер и дату заполнения;
  • время, которое доказывает прекращение трудового соглашения;
  • информацию подтверждающую, что ранее документ никому не вручался никаким способом;
  • при необходимости указать согласие на пересылку трудовой книжки почтой или же собственноручно;
  • адрес, куда должен направиться документ;
  • данные сотрудника, подписавшего письмо, печать с места бывшей работы.

Согласие на отправление

Это такой вид документации, который предусматривает правильные нормы хранения, также передачи. Необходимо придерживаться установленному порядку, благодаря чему пересылка разрешается однозначно с согласия хозяина.

Важно! Данное согласие получают только письменным образом с соответствующей формулировкой, где ясно объясняется о том, что хозяин просит переслать документ туда, как указано на адресате.

Обычно просьба выражается в следующем:

  1. Отдельно вписывают формулировку в заявлении об уходе с места работы.
  2. Пишут отдельное заявление, помимо заявления об уходе с работы. Дополнительное заявление прилагается к основному.
  3. Передают телеграммой с подтверждением подписи отправителя оператором телеграфа.

Правила, по которым разрешается отправить формуляр по почте:

  1. Необходимо составить уведомление, оно обязательно подписывается работником.
  2. Далее уведомление нужно передать служащему почты, чтобы его заверить. В конверт должны положить опись, а оригинал должен находится у заявителя с почтовой пометкой о принятии. Нужно заполнить уведомление о его получении. Форма передачи должна быть заказной.
  3. Прежде чем отправить формуляр, нужно заплатить госпошлину для пересылки.
  4. Когда письмо прибыло и было получено представителем работодателя, то уведомление должно вернуться на почту, или же на адрес работника с пометкой о вручении.

Получить письмо в другом городе

Если работник находится в другом городе и самостоятельно забрать формуляр он не может, то существует несколько способов это сделать:

  • через почту должно быть направлено заявление о передаче формуляра туда, где находится бывший сотрудник;
  • в нотариусе выписать доверенность и заверение на вручение документа у нанимателя.

Письмо уведомление

Самым верным решением станет отправка письма с уведомлением при помощи почты. Таким образом гражданин будет информирован о том, где находится отправленное его письмо. Когда извещение будет получено, гражданин будет об этом оповещён.

Необходимо выбрать способ отправки письма, лучше всего, если это будет уведомление, при этом нужно указать ценность этого письма. Нужно будет тогда заплатить за ценное уведомление.

Законодательная база

Нормативная база имеет полную информацию, как проводится передача бланка через почту России, так же там прописана форма-уведомление о согласии на передачу формуляра: инструкция №69 от 2003 г, которая утверждена министерством РФ; трудовой кодекс РФ.

Принятые правила, имеющиеся в своде законов нужны, чтобы права сотрудников соблюдались правомерно. На деле никакой наниматель не желает бегать по отделениям почты, и ещё просить отправить формуляр. Необходимо ценить не только своё время, но и время других. Не забывать забирать свой документ вовремя.

Не нашли ответа? Бесплатная консультация
Пенсиолог
Топ-5 статей сайта