Пенсиолог

Оформление отпуска: как правильно составить документ и процедуры заполнения

Не хочу читать! Нужна консультация

В любой серьезной организации оформление документов является неотъемлемой частью работы. Своевременный уход сотрудника на отдых, назначение временно исполняющего обязанности, получение компенсации – все это возможно, если будет вовремя принято и подписано  распоряжение о предоставлении отпуска работнику.

Определение документа

Приказ на отпуск – это распоряжение, подлежащее незамедлительному согласованию со стороны начальства с тем сотрудником, который изъявил желание отправиться на законный отдых.

Официально работающий гражданин РФ имеет право на несколько видов полагающегося отдыха:

  • ежегодный оплачиваемый;
  • дополнительный оплачиваемый;
  • за выслугу лет;
  • за ненормированный рабочий день;
  • без содержания;
  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребенком;
  • педагогический (для учителей и преподавателей);
  • творческий;
  • льготный.

Работники отправляются на отдых по заранее составленному и согласованному графику путем выполнения нескольких простых действий:

  • предоставление письменно заполненного заявления от сотрудника;
  • оформление приказа распоряжения о предоставлении отпуска работнику;
  • получение расчета и прочих пособий.

Любая организация вправе разработать собственный образец распоряжения начальства, однако существует и общепринятая форма Т-6 для одного рабочего и Т-6а для нескольких сотрудников компании.

При создании любых приказов на отпуск необходимо их документально оформить, выдать для личного ознакомления сотруднику под роспись и подшить в его личное дело.

Процедура заполнения

Приказ на отпуск формы Т-6 заполняется поочередно:

  • в правом верхнем углу должен стоять штамп, указывающий на то, что документ соответствует Форме Т-6 и Т-6а, приведенной Госкомстатом РФ в изданном данным ведомством положении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1;
  • если это форма Т-6, то код ОКУД – 0301005;
  • при оформлении бланка Т-6а – 0301019, соответственно;
  • полное название организации;
  • присваиваемый номер документа;
  • дата составления;
  • инициалы сотрудника;
  • должность и название структурного подразделения, отдела и т. д.;
  • дата начала и окончания;
  • название вида отпуска;
  • количество календарных дней отдыха;
  • подпись руководителя и печать учреждения.

Приказ о предоставлении отпуска дается работнику для ознакомления. В нем он должен поставить свою подпись.

Образец

Образец приказа о предоставлении отпуска 2017 года можно скачать в готовом виде, либо разработать собственную форму, с указанием всей необходимой информации.

Важно! Приказ на отпуск является важным информативным документом в любой компании. На его основании бухгалтерия производит все необходимые расчеты, формируются премии, ставятся отметки в личную карточку служащего.

Перед тем, как издать распоряжение, специалист кадровой службы должен в обязательном порядке заглянуть в личное дело работника и изучить период его работы для правильного расчета.

Утверждение графика осуществляется ежегодно, и выдается под роспись каждому работнику. Разрешается в течение года переносить дату, написав соответствующее заявление о переносе, а также отдельное заявление уже в новом периоде.

Разница в образцах форм Т-6 и Т-6а состоит в количестве лиц, отправляющихся отдыхать. Отметка «а» говорит о том, что документ составляется сразу на нескольких сотрудников. Бланк не заполняется вручную. Для этого разрешается применять любые удобные компьютерные программы.

Нюансы составления

Составление заявления на положенный отдых должно происходить не позднее 14 календарных дней до начала предполагаемой даты ухода на отдых. На основе заявления, незамедлительно, издается приказ на отпуск.

После того, как руководитель утвердит документ, он не подлежит изменению. К примеру, если все же потребуется внести какие-то поправки, то нужно осуществить отмену первого документа и заменить его другим приказом о предоставлении отпуска работнику.

К другим, не менее важным, нюансам можно отнести:

  • хранение документа возлагается на структурное подразделение компании, ответственное за ведение кадров;
  • заводится специальное дело для бланков и последующая отправка их в архив;
  • срок хранения составляет 50 лет;
  • важно соблюдать все постановления Минфина РФ, ФНС и других подразделений, вносящих поправки в процедуру оформления образцов заявлений в зависимости от причины или цели ухода на положенный отдых;
  • выплата денежной компенсации осуществляется в срок, не позднее трех рабочих дней до даты, указанной в заявлении.

Малейшая ошибка в приказе на отпуск может привести к неправильному расчету денежных выплат, нарушении самого периода отдыха человека. В результате всего этого сотрудник имеет полное право обратиться в суд.

Итоги

Чтобы грамотно составить документ, достаточно использовать правильный образец приказа на отпуск – для ухода, например, в декрет, по уходу за ребенком или по личной инициативе. Учитываются все данные из заявления самого сотрудника. Подписывая распоряжение, руководитель соглашается со всем, что в нем написано.

Никто не запрещает использовать собственный бланк. Главное – придерживаться основных пунктов, которые должны нести полную информацию о человеке, отправляющемся отдыхать, периоде и причине ухода на отдых.

Не нашли ответа? Бесплатная консультация
Пенсиолог
Топ-5 статей сайта