Правила внесения записей в трудовую книжку при приеме на работу

Запись в трудовой книге о приёме на работу должна вноситься с учётом правил, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники.

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Трудовую книжку можно отнести к одним из самых важных документов, которые необходимы человеку для официального устройства на работу. Ещё не стоит забывать, что внесённые в неё записи играют не менее важную роль. Информация, которая будет здесь указана, всегда используется для подтверждения стажа работника, а также начисления пенсии в будущем. Таким образом, в какой-то мере запись о приёме на работу в трудовой книжке может повлиять на дальнейшую судьбу человека.

Касательно основных правил оформления данного документа, их можно найти в подробном виде в Трудовом кодексе России, а также в постановлениях госорганов. Эту информацию желательно изучить каждому труженику, чтобы иметь возможность выявить какие-либо ошибки сразу после внесения некорректной записи.

Запись в трудовой книге о приёме на работу всегда должна вноситься с учётом некоторых правил, с которыми должны быть ознакомлены и работники, и сам работодатель. Сюда относится следующее:

• каждая отметка производится специалистом кадровой службы только от руки и синей, черной или фиолетовой ручкой;
• на первой странице трудовой книги отражается информация о личных данных сотрудника, которые вносятся, в соответствии с предоставленным человеком документом, подтверждающим его личность. В большинстве случаев, это паспорт РФ. Далее, когда работник поступит на новое место, инспектор по кадрам проверит подлинность документа, а именно трудовой книги, по внесенным в неё сведениям;
• все вносимые отметки обязательно должны быть пронумерованы. Эти числа ни в коем случае не должны повторяться. При этом можно использовать только арабские цифры;
• любая информация, которая будет вносится в документ, производится только на основании соответствующего распоряжения руководителя организации;
• любые данные не должны сокращаться, поэтому каждое слово вписывается полностью, так как это запрещается действующим законодательством РФ;
• в трудовую книгу никогда не вносят пометки касательно привлечения труженика к каким-либо дисциплинарным взысканиям;
• если подробно изучить образец записей в трудовой книге о приеме на работу, можно заметить, что на первой странице всегда стоит подпись кадрового инспектора, который впервые занимался открытием этого документа. Сюда же необходимо поставить штамп хозяйствующего субъекта. Если эти пометки будут отсутствовать, в дальнейшем это может спровоцировать признание документа недействительным;
• на данный документ разрешено помещать информацию о непрерывном стаже работника или данные о том, что некоторые периоды не включены в стаж. Также допускаются записи, позволяющие определять размер будущей пенсии.

В трудовой книге не должно быть каких-либо зачеркиваний и исправлений. Это разрешается исключительно на первой странице, где находятся личные данные. Такая необходимость может произойти в том случае, если владелец документа изменил фамилию. Обычно такие исправления делаются посредством отдельных, новых записей.

Запись в книжке всегда закрывается с помощью отметки об увольнении. Когда на открытую вакансию поступает новый труженик, но при этом с открытым приемом, но без увольнения, то перед тем, как приступить к своим обязанностям, его придется направлять на предыдущее место работы, чтобы сделать необходимую запись. Если этого не сделать, будущая работа окажется совместительством.

Нормативная база

Заполнение трудовой книжки при приёме на работу по образцу или самостоятельно производится на основании 66 статьи Трудового кодекса РФ. При внесении каких-либо записей опираются на следующие руководства:

• инструкция по заполнению трудовых книг, утверждённая постановлением Министерства Труда России от 2003 года;
• правила, установленные документом «О трудовых книжках».

На сегодняшний день действительными остаются книжки, которые были утверждены ещё в 2004 году. Что касается документации, открытой ранее, она продолжает действовать без произведения обмена на новые образцы.

На основании каких документов вносится запись о приёме на работу

Какие-либо отметки касательно приема на работу в трудовой книге при оформлении специалист кадровой службы делает исключительно на основании изданного ранее руководством организации распоряжения. В качестве данного руководства выступает приказ «О поступлении тружеников на работу». Необходимые реквизиты обязательно указываются в соответствующих графах документа.

Когда человек поступает на открытую вакансию к работодателю, в такой ситуации основанием для внесения отметок о приеме на работу является ранее подписанный с компанией трудовой договор. Что касается приема по совместительству, соответствующую запись об этом факте производит работник кадровой службы, на основании предоставляемой данным человеком справки с места текущие работы.

Если речь заходит о восстановлении книжки, которая считалась утерянной, все записи, которые до этого в ней присутствовали, делаются инспектором в том месте, где человек работал последний раз. При этом труженик обязательно предоставляет заверенные справки с каждого предыдущего места работы.

Ответственность за неправильное заполнение трудовой книги

Законодательство РФ предусматривает не один вид ответственности за неправильные формулировки и другие ошибки при внесении записей о приёме на работу в трудовую книгу. Обычно это происходит в тех случаях, если человек предварительно не ознакомился с правилами и эталонным образцом пометки о конкретном случае.

За такие действия на должностное лицо или организацию может накладываться следующая ответственность:

1. Уголовная. До таких обстоятельств ситуация доходит крайне редко. Такое может произойти, если работодатель делает запись при том, что она заведомо является ложной. Также категорически запрещено вносить в этот документ данные, чтобы вынести из этого какую-либо личную выгоду. Если вина работодателя будет доказана, ему грозит срок лишения свободы до двух лет.
2. Дисциплинарная. Она накладывается на работника при халатном отношении к своим прямым обязанностям. Но при этом в организации должен быть создан специальный документ, позволяющий урегулировать данный вопрос.
3. Материальная. Возникает в тех случаях, когда из-за неправильно заполненной трудовой книжки при приёме на работу произошли события, повлекшие за собой убытки для организации. Чтобы подобных ситуаций не возникало, работникам кадровой службы желательно предварительно ознакомиться с образцом того, как сделать необходимую запись.

Возможно, уже совсем скоро вопросы о том, как правильно сделать запись в трудовую книжку при приёме на работу, вовсе отпадут, так как есть вероятность, что в будущем документ будет вовсе отменён. Нововведением станут электронные документы, которые будут отличаться следующими преимуществами:

• оптимизация штата кадровой службы;
• снятие ответственности с организации за хранение документации;
• возможность быстро проверить историю деятельности труженика;
• снижение временных затрат на делопроизводство.

Несмотря на возможную отмену, трудовая книга по сей день остаётся важным документом, как для работодателя, так и для труженика. При внесении любых отметок необходимо несколько раз проверить информацию и правильность формулировки.