Рассмотрим как правильно составлять график отпусков, форму и образец заполнения, сроки составления и ответственность.
Сроки составления
В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и, в частности, статьей 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным к оформлению для работодателя, а также его непосредственного подчиненного.
Не позже, чем за 2 недели до наступления года, когда был составлен документ, утверждается приказ об утверждении графика отпусков.
Получается, что на будущий год необходимо утверждение указанного документа не позднее 17 декабря текущего года.
Соответственно, например, распорядок работы на 2022 год следует составить и принять к рассмотрению не позднее 15 декабря 2021 года, так как по календарю, 17 число приходится на воскресенье.
Составление графика, оформление и коррективы
Ежегодный оплачиваемый отпуск является правом служащего, которое закреплено за ним государством. Его интересы защищает Трудовой Кодекс, и об этом знают все.
Но это ещё и обязанность работодателя, несмотря на то, что руководители компании об этом нередко забывают. Чтобы оформить данный документ, не приходится обычно сталкиваться с трудностями.
Определенные особенности имеет заполнение бланков отпусков. Образец заполнения становится своего рода ориентиром в этом плане.
Составление графика отпусков, как распоряжение, заполняется по унифицированной форме Т-7 (см. ниже). Составление графика отпусков подчиняется общепринятой схеме.
Составляя документы на очередной календарный год, следует обсуждать данный момент с теми служащими компании, которые имеют особые права. Следует опросить этих людей, в какое время для них удобно отправиться на отдых, среди них:
- женщины, у которых на содержании имеется двое и более детей, чей возраст не превышает 12 лет;
- мужья, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам, в соответствии со статьей 123 ТК РФ;
- совместители. У таких служащих отпуск предусматривается в тот же самый момент, когда их отпускают на основном месте службы. Таковы положения статьи 286 ТК РФ;
- работники, не достигшие 18-летнего возраста, в соответствии со статьей 267 ТК РФ;
- люди, имеющие звание почетного донора России;
- женщины, приходящиеся супругами военнослужащим, намеревающиеся отправиться в отпуск параллельно со своим супругом;
- люди, пострадавшие от Чернобыльской аварии.
Собираясь утвердить распоряжение относительно отпусков на следующий год, ориентируются на соответствующий бланк оформления по примеру. Надо собрать с указанных категорий граждан соответствующее заявление.
Форма Т-7 (скачать)
Пример заполнения формы Т-7
В документе сотрудники указывают свои пожелания по поводу даты, когда им хочется покинуть рабочее место на тот или иной срок.
Собранные заявки станут подтверждением, что работодатель действительно обеспечивал отпуск в удобное для своих сотрудников время. Но нельзя забывать, что у служащего предприятия есть право передумать.
Соответственно, он может в любой момент сделать запрос на корректировку желаемого времени для выхода на отдых. Чтобы обезопасить себя от таких последствий, также можно попросить своих подчиненных указать соответствующие пункты в заявке.
Что указывать в документе?
О том, какого алгоритма надо придерживаться при составлении отпусков на следующий год, было сказано ранее.
Для лучшего понимания процесса можно скачать форму № Т-7 «График отпусков» выше. Она утверждается не позднее оговоренных в законодательстве сроков.
В документе обязательно следует отображать список сотрудников. То есть надо указывать все лица, которые состоят в компании, согласно трудовому договору.
Также надо обозначить количество дней, на протяжении которых человек будет отсутствовать на рабочем месте. То или иное обозначение прописывается, в зависимости от отдельно взятого человека.
Лучше вписывать все дни, которые положены тому или иному сотруднику. Соответственно, складываются дни, которые входят в основной оплачиваемый отпуск, устраиваемый ежегодно.
То же самое касается дней, которые являются частью дополнительного отгула, указанного в законодательстве России на основе локального нормативного акта по статье 123 ТК РФ или коллективного договора.
Для тех, кто планирует вписывать только месяц, лучше закрепить указанное обозначение в локальном нормативном акте. Дата начала будет в нём записана не позднее, чем за две недели до ухода в отгул.
Для чего это требуется?
Таким образом, работник узнаёт о том, что его намереваются отпустить с работы. Во-вторых, бухгалтерия получает возможность работать правильно и без перебоев.
В графике можно указать ещё одну графу, где сотрудники поставят свою подпись. Этим они подтвердят тот факт, что согласны на отпуск по частям. Однако надо помнить, что, как минимум, одна из этих частей должна по продолжительности составлять 14 календарных дней.
Ответственность за отсутствие графика
Административная ответственность, предусмотренная в случае отсутствия графика отпусков, включает в себя:
- для руководителей предприятий, работающих по найму — денежный штраф, размер которого варьируется от 1000 до 5000 руб.*;
- для юридических лиц предусматривается штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. В некоторых случаях компании лишают возможности дальнейшей деятельности на период до 90 дней.
Указанный график может отсутствовать у работодателей, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Они имеют право следовать порядку предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, когда все нюансы прописываются после обсуждения с работниками. Такая возможность закреплена на законодательном уровне посредством статьи 305 ТК РФ.
Но если посмотреть на все плюсы и минусы такого подхода, всё же предпринимателям будет нелишним составить указанный график. Это объясняется тем, что у бизнесменов тоже присутствует ответственность за использование своевременного отгула на те или иные сроки и в том объеме, который позволяет государство.
Не только в качестве дополнительного напоминания о положенном сотруднику отдыхе выступает рассматриваемый в данной статье документ. Он призван устанавливать оптимальную очередность отгула сотрудников с оглядкой на их взаимозаменяемость. Также при этом надо ориентироваться на сезонность производства и особенности трудового процесса.