Оформление отпуска: составление документов, приказ, образцы

Процедура оформления отпуска, составление приказа или распоряжения о предоставлении отпуска работнику компании, образцы документов.

Скачать образцы документов

Приказ на отпуск

Приказ на отпуск – это распоряжение, подлежащее незамедлительному согласованию со стороны начальства с тем сотрудником, который изъявил желание отправиться на законный отдых.

Официально работающий гражданин РФ имеет право на несколько видов полагающегося отдыха:

• ежегодный оплачиваемый;
• дополнительный оплачиваемый;
• за выслугу лет;
• за ненормированный рабочий день;
• без содержания;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком;
• педагогический (для учителей и преподавателей);
• творческий;
• льготный.

Работники отправляются на отдых по заранее составленному и согласованному графику путем выполнения нескольких простых действий:

• предоставление письменно заполненного заявления от сотрудника;
• оформление приказа распоряжения о предоставлении отпуска работнику;
• получение расчета и прочих пособий.

Любая организация вправе разработать собственный образец распоряжения начальства, однако существует и общепринятая форма:

• Т-6 для одного рабочего;
• Т-6а для нескольких сотрудников компании.

При создании любых приказов на отпуск необходимо их документально оформить, выдать для личного ознакомления сотруднику под роспись и подшить в его личное дело.

Процедура составления

Приказ на отпуск формы Т-6 заполняется поочередно:

1. в правом верхнем углу должен стоять штамп, указывающий на то, что документ соответствует Форме Т-6 и Т-6а, приведенной Госкомстатом РФ в изданном данным ведомством положении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1;
2. если это форма Т-6, то код ОКУД – 0301005;
3. при оформлении бланка Т-6а – 0301019, соответственно;
4. полное название организации;
5. присваиваемый номер документа;
6. дата составления;
7. инициалы сотрудника;
8. должность и название структурного подразделения, отдела и т. д.;
9. дата начала и окончания;
10. название вида отпуска;
11. количество календарных дней отдыха;
12. подпись руководителя и печать учреждения.

Приказ о предоставлении отпуска дается работнику для ознакомления. В нем он должен поставить свою подпись.

Образец приказа

Образец приказа о предоставлении отпуска можно скачать в готовом виде, либо разработать собственную форму, с указанием всей необходимой информации.

Перед тем, как издать распоряжение, специалист кадровой службы должен в обязательном порядке заглянуть в личное дело работника и изучить период его работы для правильного расчета.

Утверждение графика осуществляется ежегодно, и выдается под роспись каждому работнику. Разрешается в течение года переносить дату, написав соответствующее заявление о переносе, а также отдельное заявление уже в новом периоде.

Разница в образцах форм Т-6 и Т-6а состоит в количестве лиц, отправляющихся отдыхать. Отметка «а» говорит о том, что документ составляется сразу на нескольких сотрудников.

Бланк не заполняется вручную. Для этого разрешается применять любые удобные компьютерные программы.

Заявление на отпуск

Составление заявления на положенный отдых должно происходить не позднее 14 календарных дней до начала предполагаемой даты ухода на отдых. На основе заявления, незамедлительно, издается приказ на отпуск.

После того, как руководитель утвердит документ, он не подлежит изменению.

К примеру, если все же потребуется внести какие-то поправки, то нужно осуществить отмену первого документа и заменить его другим приказом о предоставлении отпуска работнику.

К другим, не менее важным, нюансам можно отнести:

• хранение документа возлагается на структурное подразделение компании, ответственное за ведение кадров;
• заводится специальное дело для бланков и последующая отправка их в архив;
• срок хранения составляет 50 лет;
• важно соблюдать все постановления Минфина РФ, ФНС и других подразделений, вносящих поправки в процедуру оформления образцов заявлений в зависимости от причины или цели ухода на положенный отдых;
• выплата денежной компенсации осуществляется в срок, не позднее трех рабочих дней до даты, указанной в заявлении.

Малейшая ошибка в приказе на отпуск может привести к неправильному расчету денежных выплат, нарушении самого периода отдыха человека. В результате всего этого сотрудник имеет полное право обратиться в суд.

Чтобы грамотно составить документ, достаточно использовать правильный образец приказа на отпуск – для ухода, например, в декрет, по уходу за ребенком или по личной инициативе.

Учитываются все данные из заявления самого сотрудника. Подписывая распоряжение, руководитель соглашается со всем, что в нем написано.

Никто не запрещает использовать собственный бланк. Главное – придерживаться основных пунктов, которые должны нести полную информацию о человеке, отправляющемся отдыхать, периоде и причине ухода на отдых.

Продление отпуска в связи с больничным

Теперь разберемся как можно продлить отпуск в связи с больничным, как можно перенести больничный, сроки и выплаты компенсации.

Больничный лист

Есть три основных момента, которые важно знать:

1. Если сотрудник заболел до начала ежегодного отдыха, он может определить новую дату ухода в отпуск, предварительно согласовав её с начальством.
2. Если работник заболел в отпускное время, то отдых продлевается на количество дней бюллетеня.
3. Бывший сотрудник также имеет право обратиться за оплатой больничного, если заболел не позднее 30 дней после своего увольнения, и на момент заболевания не трудоустроился.

Предъявить больничный для оплаты можно не позже, чем через 6 месяцев. Прежний работодатель имеет право запросить копию трудовой книжки и копию паспорта, чтобы подтвердить отсутствие работы на момент болезни.

Независимо от страхового стажа, выплата производится из расчета 60% от среднедневного заработка. Это относится ко всем категориям бывших работников и не зависит от того, по каким причинам был расторгнут трудовой договор.

Сроки бюллетеня

Лечащий терапевт может оформить бюллетень на срок до 15 дней.

Зубной врач может выписать бюллетень сроком до 10 дней.

Более длительные сроки они не могут установить без комиссии.

Срок начисления пособия по нетрудоспособности – 10 дней.

С 01.07.2017 вы можете воспользоваться электронным больничным. Он имеет статус юридического документа, и равнозначен бюллетеню на бумажном носителе.

Сотруднику следует знать, что исключительно оплачиваемые отпуска можно перенести или продлить. Работник сам выбирает: нужен ему перенос отпуска или продление.

Перенос отпуска

Формы заявлений в этих случаях похожи. Заявление на перенос отпуска или его части, написанное работником, является основанием для его переноса.

Форма написания заявления свободная. Сотрудник пишет его в день выхода с больничного. В заявлении указывают новый предполагаемый период отдыха. Просьба должна быть обоснована.

В нашей ситуации сотруднику нужно приложить к заявлению документ, подтверждающий его нетрудоспособность.

Однако работодатель не обязан переносить отпуск, если его это не устраивает. Работник и работодатель должны достигнуть согласия по этому вопросу.

Образец заявления о переносе отпуска

Сотруднику необходимо уделить внимание корректному написанию заявления. Оно не должно содержать ошибок в:

• ФИО,
• должностях,
• названии компании,
• реквизитах бюллетеня.

Дни продления отпуска должны быть правильно посчитаны (выходные дни исключены и др.).

Приказ о переносе оформляется также в свободной форме, в соответствии с внутренними правилами делопроизводства. Он должен содержать все предусмотренные реквизиты организации.

Приказ регистрируется в установленном порядке. Работник и лица, принимавшие участие в создании приказа, должны быть ознакомлены с документом под роспись.

Перенос отпуска должен быть отражён в табеле (код «ОТ» меняют на «Б») и в графике отпусков, соблюдение которого является обязательным для руководства и подчинённых.

Выплаченные ранее отпускные могут быть отнесены на счет платежей, которые планируется выплатить сотруднику позже. Удержать отпускные за неиспользованные дни отдыха с заработной платы начальник не имеет права.

В карточке (форма № Т-2) указывают число использованных и перенесённых отпускных дней. Если сотрудник ушёл на больничный ещё до отпуска и до его начала на работу не выйдет, отпуск необходимо перенести.

Продление отпуска

В некоторых организациях продлить отпуск можно и без подачи заявления – достаточно предоставить бюллетень. Но если правила компании требуют, то после завершения болезни сотрудник должен подать в кадровую службу заявление и листок нетрудоспособности.

Продление отпуска тоже начинается с подачи сотрудником заявления.

Образец оформления заявления на продление отпуска в связи с больничным

Затем следует издание приказа, который регистрируют в установленной форме и доводят до сведения сотрудника под роспись.

Образец приказа о продлении отпуска в связи с больничным листом

Человек, находящийся в отпуске, свободен от рабочих процессов. Руководитель не имеет права требовать от сотрудника безотлагательно уведомлять о больничном.

Заболевший не всегда имеет возможность известить о болезни в тот же день, например, по причине тяжёлого состояния.

Будет лучше, если работник всё-таки сообщит руководителю о болезни, но если этого не произойдёт, то работодатель не вправе привлекать его к дисциплинарной ответственности.

Российские законодатели предусматривают ситуации, при которых время нетрудоспособности не оплачивается. Сотрудник должен понимать, что отказ в оплате таких листов нетрудоспособности является законным. Этих эпизодов несколько:

• бюллетень взят во время отпуска без сохранения заработной платы;
• бюллетень взят в период декрета;
• бюллетень взят во время отпуска по уходу за ребенком;
• причина выдачи бюллетеня — уход за несовершеннолетними или пожилыми родственниками;
• период болезни совпадает с учебным отпуском;
• работник нарушил больничный режим, о чём есть соответствующая отметка в бюллетене;
• причина выдачи бюллетеня — нахождение человека в состоянии опьянения.

Для этого нужно:

1. Известите работников кадровой службы о вашей болезни.
2. Решите, что вы будете делать – продлять отпуск или переносить.
3. Сообщите, когда закроют ваш бюллетень.
4. Предоставьте больничный лист и оформите заявление, если это от вас потребуют.

При соблюдении этих правил вы сможете избежать недоразумений с руководством вашей организации.