Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Обновлено 18 января 2021 в 20:30 (редакция)

Рассмотрим инвентаризацию при смене материально-ответственного лица, образец и бланк приказа, нормативные акты смены ответственного.

Законодательство

Согласно Статье 11 ч. 3 Федерального закона № 402-ФЗ инвентаризация устанавливается федеральными стандартами и другими законами.

Смену одного материально ответственного лица на другое предусматривает Пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации N 34н (ПБУ) и Пункт 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н указывает обязательность проведения инвентаризации и передачи материальных ценностей другому материально ответственному лицу по акту.

Кроме того инвентаризацию при смене материально-ответственных лиц предусматривает Пункт 20 Инструкции № 157н и Пункт 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Также Пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49 указывает, что основанием для начала инвентаризации послужит приказ руководителя о ее проведении и ее необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому.

Дополнительно можно обратиться к Постановлению N 88 Госкомстата РФ от 18.08.1998 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Проведение инвентаризации

По положению 2 п. 12 ст. ФЗ от 12.11.1996 года № 129-ФЗ, процедура смены материально ответственного лица в Организации всегда сопровождается проведением инвентаризации.

Стандартная норма процесса инвентаризации при смене ответственного регламентируется специальными Методическими указаниями от 13.06.1995 года № 49.

Это необходимо для оценки, а также подсчета всех ценностей (в том числе нематериальных), которые являются собственностью организации.

Процедура инвентаризации позволяет провести комплексный мониторинг, а также оценить степень сохранности всех ценностей, принадлежащих организации.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Основанием для создания такой комиссия служит специальный приказ, который издается руководителем предприятия.

Внимание! В случае возникновения необходимости проверки фактического наличия, каких бы то ни было ценностей, необходимо присутствие во время проведения процедуры инвентаризации самого ответственного лица.

Ответственные лица

Ответственными лицами, могут быть разные сотрудники фирмы, занимающие разнообразные должности в штате, например:

  • сотрудник бухгалтерии,
  • заведующий хозяйственной частью,
  • водитель транспортного средства, которое принадлежит предприятию,
  • кладовщик
  • и т.д.

Ответственное лицо осуществляют работу с финансами или имеют доступ к разному имуществу, относящемуся к собственности предприятия.

Главное условие для назначения материально ответственного лица — его должность или вид работы должен быть указан в приложении к Постановлению № 85 Министерства Труда России.

Смена ответственного лица

При осуществлении своей деятельности, в фирме замена материально ответственного лица — это обыкновенное штатное событие.

Смена ответственности с одного сотрудника организации на другого происходит в случае увольнения работника или при его переводе на другую должность.

Процедура замены материальной ответственности одного сотрудника на другого требует соответствующего переоформления всей необходимой для этих целей документации.

В случае ухода сотрудника фирмы, например, в связи с увольнением, который во время своей служебной деятельности был обременен полной материальной ответственностью, производится в обязательном порядке инвентаризация всех ценностей.

Проверяются только те активы, денежные средства и прочие ценности, за которые сотрудник нес непосредственную полную ответственность. После проведения инвентаризации происходит смена ответственного лица.

Порядок проведения процедуры

Для проведения инвентаризации, которая является обязательной процедурой при смене ответственного работника, руководителю необходимо издать приказ по форме ИНВ-22.

Этим распоряжением инициируется сама процедура проведения инвентаризации по результатам которой происходит замена материально ответственного лица.

Процедуру инвентаризации проводит специально созданная комиссия. Итоги проведения инвентаризации оформляются в специальном инвентаризационном акте.

Только руководитель организации, своим распоряжением, может назначить материально ответственное лицо.

Во время оформления смены лица необходимо в обязательном порядке выполнение следующих шагов:

  • проведение, согласно установленным нормам, инвентаризации;
  • проведение процедур оформления, а также передача основных материальных и нематериальных ценностей новому работнику.

Оформление приказа

Приказ о смене материально ответственного лица формируется в том случае, если в организации появляется необходимость переложения ответственности за имеющееся имущество с одного сотрудника на другого.

Руководитель подписывает приказ по форме № ИНВ-22 в котором указывает следующие сведения (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации):

  1. должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии;
  2. причину проведения инвентаризации — ею является смена материально ответственного лица;
  3. срок, в течение которого надо провести инвентаризацию;
  4. обобщенное наименование инвентаризируемого имущества, вверенного материально ответственному лицу.

В состав комиссии могут быть включены любые работники организации, кроме самих материально ответственных лиц, передающих и принимающих имущество.

Однако эти лица должны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации, Письмо Минфина от 15.07.2008 N 07-05-12/16);

Работодателю обязательно необходимо подписать дополнительное соглашение с новым материально ответственным лицом, которое идет в дополнение к его уже оформленному трудовому договору.

Учет и регистрация приказа

Любой распорядительный акт, выпускаемый в организациях, в том числе и приказ о смене ответственного, в обязательном порядке должны подвергаться соответствующему учету.

Вся соответствующая информация, связанная с их выпуском, фиксируется в документах организации.

В основном, в роли такого документа, благодаря которому осуществляется учет, а также регистрация разнообразной документации и распорядительных актов, выступает журнал.

За хранение журнала несет ответственность секретарь, либо другой работник учреждения. Для учета приказа, в журнал вносится его наименование, присвоенный ему номер, дата его оформления.

После того, как с оригинальной версией документа ознакомились все лица, его необходимо подшить в папку, в которой хранится документации подобного рода.

По истечению установленного времени хранения, документ переходит для хранения в архив либо уничтожается. В случае уничтожения документации, должны быть соблюдены все заранее установленные, сформированные регламентные нормы и правила организации.

Скачать необходимые документы