Назначение материально ответственного лица в организации

Назначение в компании материально ответственного лица осуществляется по специальному приказу при приеме на работу.

Скачать необходимые документы

Прием на работу и назначение ответственного лица

Назначение материально ответственного лица при приеме на должность в организации осуществляется в следующем порядке:

1. Работодатель должен подготовить рабочее место сотруднику – проверить материально-техническое его обеспечение.
2. Далее подбирается руководством подходящая на это место кандидатура – учитывается отсутствие судимости, наличие высшего образования по данной специальности, стаж работы, отсутствие противопоказаний в плане медицинских показателей.
3. Затем работнику объясняют его должностные обязанности и полномочия – оговариваются гарантии и условия труда, обсуждается размер заработной платы, подписываются нормативные документы.
4. Заключается договор о полной, индивидуальной или коллективной материальной ответственности в двух образцах – один экземпляр остается у работодателя, другой отдается сотруднику.
5. Затем уполномоченное лицо официально трудоустраивается – составляется приказ по специальной форме, и сотрудник оформляется с записью в личное дело и трудовую книгу.
6. Руководитель издает указ о назначении материально ответственного лица в компании или организации, в котором описываются его права и обязанности.
7. Следом осуществляется прием и передача тмц – описывается перечень товарных материальных ценностей руководителя, которые сотрудник будет применять в ходе работы и продаж.

Если мат ответственность возлагается на уже действующего работника, который состоит в штате, то процедура значительно упрощается. Для процесса понадобиться составить и заключить договор с данным сотрудником и на основе этого соглашения издать приказ.

Следует учитывать, что с одним работником можно заключить только одно соглашение, но при этом документ может быть двух видов – индивидуальная или коллективная мат ответственность.

Также на лицо может возлагаться полная материальная ответственность, однако по закону такое соглашение можно заключать только с совершеннолетними лицами, поскольку лица, которые не достигли 18 лет, несут ответственность только за причинение ими ущерба имуществу.

Процесс приема – передачи

Как назначить после смены работника материально ответственное лицо?

Поводом для осуществления такой процедуры могут стать следующие обстоятельства:

• Увольнение сотрудника;
• Отправление работника в длительную командировку;
• Уход на больничный;
• Сотрудник не надлежащим образом использовал доверенное ему имущество;
• Другие негативные факторы.

Назначить материально ответственное лицо не получится по стандартной форме приказа о смене мат ответственного работника, поскольку такая форма законодательством не предусмотрена. Это означает, что документ будет составляться в свободной форме, исходя из потребностей компании и представлений о нем руководства.

Если же внутри предприятия присутствует собственный шаблон данного документа, который был ранее разработан и утвержден работодателем, ориентироваться при составлении всей последующей документации следует на него.

Данный приказ должен в полной мере отвечать всем нормам распорядительной документации.

Что же касается составления приказа о смене материально ответственного лица, здесь составители вправе самостоятельно выбирать в печатной или рукописной форме его делать. Такой документ производится в одном подлинном экземпляре. Если его необходимо отксерокопировать, то все ксерокопии должны быть заверены надлежащим образом и переданы по месту требования.

На ком лежит ответственность за подписание такого документа? Назначение материально ответственного лица, как и другие бумаги подобного рода должен подписать директор или работник, которые временно исполняет его обязанности. Также в соглашении должны расписаться все перечисленные  в нем сотрудники.

Также в таком бланке обязательно указывается следующая информация:

1. наименование бумаги;
2. его порядковый номер;
3. полная дата и место составления;
4. формулировка основной части – причина, обоснование;
5. ссылка на бумагу, в которой выполняется эта процедура;
6. полное ФИО предыдущего материально ответственного работника и его должность;
7. ФИО нового мат ответственного лица и его должность;
8. дата вступления в полномочия;
9. указание и фиксация в соответствующем акте передачи тмц;
10. распоряжение кадровому отделу заключить с новым МОЛ дополнительного к трудовому договора;
11. ФИО работника, который обязан проследить за выполнением всех требований приказа.

Инвентаризация

Бывают ситуации, когда назначение материального ответственного сотрудника осуществляется по причине смерти мат ответственного работника. Что делать в данном случае? В таких случаях производится инвентаризация по причине отсутствия ответственного материально человека.

Такая процедура осуществляется в пределах учетной политики организации. В независимости от причины проведения инвентаризации, процедура должна выполняться согласно следующим правилам:

1. Издание руководителем приказа о выполнении инвентаризации.
2. Создание специальной комиссии, которая будет действовать постоянно. В состав комиссии, как правило, входят сотрудники экономических, аудиторских и финансовых отделов.
3. Сбор всей необходимой информации для проведения проверки на предмет сохранности имеющегося имущества.
4. Соотношение результатов с представленной документацией.
5. Предъявление определенных требований при выявлении недостачи материально ответственному человеку.

Для того чтобы избежать уклонения ответственного работника от материальной ответственности и других непредвиденных обстоятельств, нужно тщательно оформлять всю необходимую документацию.

Приказ о назначении

Законодательством не предусмотрена стандартная форма приказа о назначении мат ответственного человека, но при составлении такого документа можно ссылаться на 242 и 244 статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

В данных статьях указано, что приказы о назначении ответственного человека должны обязательно содержать следующую информацию:

• наименование бумаги;
• его номер регистрации и дата составления;
• полное название предприятия с адресом и реквизитами;
• персональная информация о человеке, которого назначают ответственным материально перед организацией;
• специальное положение, которое обоснует порядок действий предпринимаемых в целях сохранности имущества;
• перечень ценностей;
• пометку нотариуса.

После составления и издания приказа, следует изложенные сведения донести до подопечного человека.

Возмещение ущерба и освобождение от ответственности

Если материально ответственным работником по какой-либо причине был нанесен вред вверенному имуществу, что привело к нанесению ущерба и финансовым потерям работодателя и компании, то руководитель вправе рассчитывать на взыскание нанесенного ущерба.

Это также касается недостач, в том случае если работник имеет дело с ценностями. По закону привлечь сотрудника к ответственности можно по двум ее видам – ограниченной и полной.

1. Первый вариант предполагает взыскание полной сумы нанесенного ущерба. При этом, виновный вправе не только компенсировать убытки в денежном эквиваленте, но и предоставить компании аналогичное к поврежденному или утраченному имуществу.
2. Второй  вариант предусматривает взыскание ущерба в размере средней заработной платы относительно сумы причиненного ущерба. Удерживать недостачи возможно частично из его заработной платы.

Также ТК РФ четко указаны обстоятельства, при которых человек может быть освобожден от мат. ответственности:

1. сотрудник был освобожден работодателем от последствий его деяний по причине его качественной работы, профессионализма и большого опыта работы;
2. ущерб, причиненный имуществу, нанесен не вследствие прямого воздействия виновного, в то время как последний действовал строго по должностной инструкции;
3. ущерб имуществу нанесен сотруднику во время чрезвычайной ситуации во избежание еще больших потерь или при спасении людей.

Как показывает юридическая практика, такие дела лучше решать внутри предприятия, а не доводить дело до судовых исков, поскольку в последнем случае велика вероятность, что судовое расследование может затянуться на несколько лет.

Полная материальная ответственность

Полная мат. ответственность применяется в следующих случаях:

• Материальная ответственность за сохранность имущества была наложена на уполномоченного человека изначально по федеральному законодательству;
• Руководством была выявлена недостача вверенного уполномоченному лицу имущества;
• Виновный причинил ущерб умышленно или в наркотическом или алкогольном опьянении;
• Сотрудником совершенны противозаконные действия, которые повлекли за собой финансовые потери для предприятия;
• Уполномоченный человек не надлежавшим образом исполнял свои должностные обязанности, что привело к порче имущества или материальным убыткам для компании;
• Виновным были разглашены коммерческие или государственные тайны, при этом ранее был заключен договор о неразглашении.

МОЛ закрепляется за сотрудником соответствующим приказом.

Индивидуальная и коллективная ответственность

Прежде чем вверять работнику материальные ценности компании и заключать с ним соответствующее соглашение, нужно убедиться, что его должность имеется в перечни материально ответственных лиц, который установлен Министерством труда.

Например, в этот перечень входят однозначно должности контролера транспорта, кассира, завхоза, кладовщика, начальника строительных участков, заведующего аптечным складом и врача лаборанта. 

На все перечисленные должности накладывается индивидуальный вид мат ответственности. Коллективная ответственность применяется к следующим сферам деятельности – реализация товара, денежный расчет через кассы, доставка посылок, депозитарное обслуживание.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что процесс осуществления приема человека на должность и назначение его материально ответственным лицом необходимо обязательно документировать.

Такую бумагу необходимо составлять надлежащим образом – грамотно и четко, со строгим соблюдением всех законодательных норм. Только в таком случае организация может уберечь себя от неприятных ситуаций и рассчитывать на возмещение причиненного ущерба.

Также обязательно должно быть составлено и подписано соглашение о назначении уполномоченного человека. При этом нужно также убедиться, что для данного лица можно установить мат ответственность.