Оформление приказа о приеме на работу

Оформление приказа о приеме на работу

Обновлено 18 января 2021 в 21:38 (редакция)

Рассмотрим оформление и образец приказа о приеме на работу, который составляется на основании трудового договора.

Формы приказов

Для оформления приказа о приеме на работу мы можем использовать существующие унифицированные формы, чтобы провести процедуру зачисления сотрудника в штат организации:

  • Форма Т-1, применяется при оформлении одного человека на вакантную должность;
  • Форма Т-1а, используется при одновременном приеме нескольких лиц.

Скачать образцы форм вы можете ниже.

Каждая организация вправе создать собственный бланк приказа о приеме на работу в который должны быть включены следующие данные:

  1. Фамилия, имя, отчество;
  2. Должность;
  3. Подразделение или отдел, в который происходит зачисление сотрудника;
  4. Сведения о заработной плате;
  5. Период испытательного срока;
  6. Информация о трудовом договоре на основании, которого составляется данный документ.

Графы приказа о трудоустройстве не могут противоречить  сведениям, указанным в трудовом соглашении, заключенном между работником и организацией.

Оформление приказа в соответствии с формой Т-1а предусматривает внесение в бланк документа индивидуальной информации, по каждому из сотрудников.

Некоторые специалисты не рекомендуют использовать форму Т-1а, чтобы впоследствии избежать конфликтных ситуаций, связанных с разглашением персональных данных.

Сотрудник отдела кадров должен представить новому работнику приказ для ознакомления в течение 3 дней со дня начала трудовой деятельности.

При принятии на работу сотрудника ответственное лицо или кадровая служба придерживается следующего порядка действий:

  1. Предоставляет локально-нормативные акты компании для ознакомления новому работнику;
  2. Заключает трудовой договор с работником;
  3. Создает приказ о приеме на работу;
  4. Оформляет личную карточку сотрудника;
  5. Делает необходимую запись в трудовую книжку.

Оформление приказа

Рассмотрим более подробно процедуру оформления приказа и как нужно правильно заполнять каждый блока документа.

1. Заполнение шапки приказа

Оформляя приказ о трудоустройстве, в шапке документа обязательно следует указать код по ОКПО, состоящий из 8 знаков.

2. Персональные данные работника

Внося в бланк сведения о работнике, сотрудник кадровой службы фиксирует Фамилию Имя Отчество работника в родительном падеже.

Кроме того он указывает следующие данные, подлежащие обязательному заполнению:

  • информацию о подразделении,
  • должность,
  • условия и характер деятельности,
  • окладную часть заработной платы,
  • период испытательного срока,
  • и прочее.
Внимание! Формулировки записей в приказе должны полностью дублировать графы трудового договора.

3. Присвоение номера и подпись руководителя

На завершающем этапе оформления, документ должен приобрести  номер приказа и подпись руководителя, или же иного лица, наделенного соответствующими полномочиями.

4. Ознакомление работника

Далее новый сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, в результате чего на оригинале он поставит персональную подпись.

5. Печать

Распоряжение о трудоустройстве не предполагает наличие печати в документе. Ее оттиск может потребоваться лишь в том случае, если возникнет необходимость заверить ксерокопию приказа.

Далее приказ о найме работника в штат компании должен отправиться в специально предназначенную для данных бланков номенклатурную папку.

Данные реквизитов документа обязательно будет зафиксированы ответственным лицом в журнал учета приказов.

Примеры приказов

Ниже я приведу примеры оформления приказа для различных ситуаций и при оформлении сотрудников разных категорий, т.к. в некоторых случаях оформление приказа может иметь некоторые особенности.

Разберем конкретные примеры оформления.

При временной работе

Принимая человека на временный срок, в данный документ следует внести сведения о продолжительности действия трудового договора.

В графе именуемой как: “условия приема на работу”, кадровик должен внести отметку, о том, что деятельность сотрудника ведется временно.

Для индивидуального предпринимателя

Приказ оформляется в соответствии со стандартными требованиями.

Единственным отличием при составлении данного документа является отсутствие кода по ОКПО и структурного подразделения. Деятельность индивидуального предпринимателя, как правило, не является постоянной и отличается временным характером.

С испытательным сроком

Прохождение испытательного срока должно быть обязательно зафиксировано в приказе найма на работу.

При работе на полставки (0,5 ставки)

Такой вид трудовой деятельности ведется только при внутреннем или внешнем совместительстве.

Размер самой ставки в бланк документа не вносится. В  данной бумаге указывается только величина оклада, сумма которого не может значиться выше, чем 0,5 ставки по штатному расписанию.

Прием на работу совместителя

Оформление такого приказа, не имеет существенных отличий от предыдущего примера.

Но если рассматривать вариант замещения временно отсутствующего сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, то строка со сроком окончания трудового договора не подлежит заполнению, так как основной работник имеет право возобновить деятельность в любое время.

Прием на работу осужденного

При процедуре найма на работу человека, который был осужден, к основному пакету документов будет приложено предписание о явке на работу.

Оно выдается уголовно-исполнительной инспекцией.

Следует обратить внимание, что заключение срочного трудового договора с таким работником невозможно, для этого отсутствуют основания в Трудовом Кодексе Российской Федерации.

Прием на работу водителя

В случаях приема на работу в логистические или транспортные компании.

Прием на работу переводом

В ситуации, когда работника переводят из одной организации в другую, документ о найме будет составляться по форме Т-1 (на прежнем месте ведения деятельности будет издана бумага об увольнении, на новом — о принятии).

При осуществлении внутреннего перевода потребуется воспользоваться формой приказа Т-5.

Прием должность генерального директора

Оформляя трудоустройство рядового сотрудника, распоряжение о его приеме подписывает руководитель.

При найме генерального директора документ подлежит подписи со стороны председателя собрания собственников компании.

В данном случае будет применяться приказ о приеме на работу по форме Т-1.

Внимание! Если генеральный директор является собственником организации, то он лично подписывает распоряжение о приеме на работу, так как при этом он является единственным учредителем данной компании.

Прием на работу несовершеннолетнего

При оформления приказа на работника, не достигшего совершеннолетия, необходимо с документом ознакомить не его самого, а одного из родителей.

Устраиваясь же в возрасте уже старше 14 лет, молодые люди подписывают все необходимые документы самостоятельно.

Прием на работу бухгалтера

При найме лица на должность бухгалтера применяется стандартный бланк по форме Т-1.

Производственная практика

Прохождение производственной практики может происходить как на основании гражданско-правового, так и на основании трудового договора.

Во втором варианте, практиканта оформляют в качестве работника.

Прием на иностранца

Иностранцы, в отличии граждан Российской Федерации, трудоустраиваясь должны представить организации-работодателю дополнительные документы и сведения.

В свою же очередь предприятие обязано уведомлять органы ФМС России о найме на работу иностранных граждан.

Сам бланк приказа иностранца не имеет отличий от документа, оформляемого для гражданина России.

Прием на работу юриста

Как пример — приведу образец приказа при приеме на работу младшего юриста в правовой отдел.

Образцы приказов для скачивания

Распоряжение о приеме сотрудника может быть создано по образцу одного из двух бланков, принятых Госкомстатом в 2004 году (унифицированной форме Т-1 или же унифицированной форме Т-1а).

Скачать формы приказов можно выше. Для ознакомления ниже представлена форма приказа на прием на работу по форме Т-1.

При одновременном найме в штат организации сразу нескольких лиц можно воспользоваться формой Т-1а.

Образец заполнения:

Регистрация приказа в журнале

Обязанность каждой компании правильно организовать учет документации, для этого работодатель может вменить в обязанности соответствующей штатной единице ведение журнала.

Ответственным сотрудником, в данном случае, может быть выступить специалист кадровой службы, бухгалтер или иной работник, касающийся оформления документации при найме и увольнении сотрудников.

Форма журнала должна содержать следующие обязательные графы:

  1. Дату создания нормативного акта;
  2. Порядковый номер;
  3. Дату регистрации.

Случается, что предприятие в качестве журнала применяет опись, которую можно подшить в специальную папку, отведенную для хранения нормативных актов о приеме сотрудников.

Однако это не освобождает организацию от присутствия в документе вышеперечисленных реквизитов.

Ежегодно нумерация в журнале должна начинаться заново, при этом уже имеющиеся данные, не могут быть удалены по желанию работодателя.

Срок хранения приказа

Предприятие обязано обеспечить хранение сведений, касающихся распоряжений о принятии на трудоустройство в течение последующих 75 лет.

Данный срок регламентирует Пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного Приказом № 558 Минкультуры от 25.08.2010.

Распространенные ошибки

При оформлении приказа о найме работника, часто допускаются следующие ошибки в документе:

  • Отсутствует заголовок;
  • Неверно указывается должность;
  • В соответствующей графе не корректно вносится сумма должностного оклада;
  • Не прописываются условия приема на работу;
  • Отсутствует подпись сотрудника.

Заключение

Устраиваясь на новую работу, человек проходит собеседование с руководством. После чего его ждет череда различных тестов, доказывающих профессиональную пригодность.

В случае утверждения кандидатуры, возникает необходимость оформления его трудоустройства. Для этого работодатель составляет соответствующее распоряжение.

Приказ о приеме на работу оформляется ответственным сотрудником на основании трудового договора. Данный документ официально подтверждает трудовые отношения между работником и работодателем.