Чтобы провести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, владелец предприятия должен иметь только законные основания. Через 6 месяцев после того, как труженик заключил трудовой контракт с организацией, он имеет право получить первый оплачиваемый отпуск. Его длительность не бывает менее 28 отпускных дней.
Если компания предоставляет работнику авансом отдых при увольнении, до того, как он отработает первый год, работодатель может воспользоваться своей законной возможностью на удержание. Это происходит из-за того, что выплаты рассчитываются за весь рабочий период, а сотрудник его еще не отработал, но отпуск уже использован.
Содержание
Актуальность запрета
Когда предприятие выплачивает труженику отпускные за оформленный авансом отдых, работодатель может удержать эти деньги из заработной платы перед увольнением, но только в отдельных, предусмотренных законодательством случаях. Согласно 137 статье Трудового Кодекса России, удержание за использованный авансом отпуск при увольнении невозможно, когда человек уходит с предприятия вследствие следующих обстоятельств:
- Ликвидация предприятия или смена владельца филиала.
- Штатное сокращение персонала.
- По причине призыва на срочную службу.
- При отсутствии возможности занять другую должность на том же предприятии в связи с медицинскими показаниями или при отказе от такого перевода.
- Восстановление на рабочем месте по постановлению суда.
- Если труженик был признан нетрудоспособным в связи с определёнными медицинскими отклонениями.
- Наступление форс-мажорных обстоятельств, которые исключают дальнейшую возможность для работника осуществлять трудовую деятельность в данной организации.
Если сотрудник вынужден покинуть работу в связи с одной из вышеперечисленных причин, руководство не имеет право на удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Опираясь на законодательство, у работодателя есть 1 месяц на удержание, если труженик уволился по каким-либо другим причинам.
Что касается удержания за неиспользованный отдых при увольнении, то оно не будет осуществляться, так как человек не успел получить отпускные выплаты. Помимо этого, руководство компании обязуется предоставить компенсационные выплаты, которые определяются правилами о дополнительных или плановых отпусках. Согласно 28 статье, выплаты начисляются следующим образом:
- опираясь на фактически отработанные дни труженика;
- за отпуск в полном объеме, если сотрудник работал в компании на протяжении более 11 месяцев и уволился в связи с призывом в армию, штатным сокращением, сменой руководства или медицинскими показаниями.
Это значит, что при определении суммы компенсационных издержек, если не использован отпуск при увольнении, предоплата отпускных может не осуществляться на основании того, что ранее они не выдавались. Остальные выплаты будут рассчитаны по фактически отработанному времени.
Порядок удержания
В 138 статье Трудового Кодекса указаны определённые ограничения, учитывая которые, работодатель может производить удержание при сокращении. 1 часть статьи говорит о том, что размер выплат не может превысить 20 % от полной суммы зарплаты за месяц, при том, что сам труженик не будет против таких действий организации.
В том случае, если работник откажется возвращать выплату за отгулянные дни, работодатель может вернуть эти средства только с помощью судебного постановления. Но не факт, что организация сможет выиграть дело, так как практика говорит о том, что в этом случае проведение удержания за отпуск не имеет конкретных указаний.
Одни судьи придерживаются мнения о том, что удержание за использование неотработанного отдыха при сокращении не может иметь зависимость от того, располагает ли бывший сотрудник достаточными денежными средствами (то есть зарплаты после увольнения) для оплаты образовавшейся задолженности.
Другая часть судей считает, что если с увольняющегося сотрудника не получается получить всю сумму, предоставленную ему за неотработанный отпуск, то организация не имеет права требовать погашения всей задолженности от сокращаемого труженика.
Расчет суммы излишне полученных отпускных при сокращении
Получить точную сумму удержания за отгулы при сокращении можно, использовав данную формулу: УДНО = (ДФО – ДОС) × ЗСД, где:
- ДФО – количество дней, которые отгулял труженик;
- ЗСД – средний показатель заработка за 1 день. Он рассчитывается на момент выплаты отпускных;
- ДОС – количество отгулов, согласно отпускному стажу;
- УДНО – удержание за дни непредставленного отдыха.
Как рассчитать промежуточные показатели:
- Чтобы получить данные о показателе «ДОС», стоит разделить на 12 предусмотренное законом или трудовым контрактом количество отпускных дней. Далее полученное число необходимо умножить на по факту отработанное количество месяцев. Если получено дробное число, его округляют в пользу труженика.
- Показатель ЗСД можно рассчитать, опираясь на 4 часть 139 статьи Трудового Кодекса России, но с учетом поправки на по факту отработанные дни, если в сумме они достигают 1 года.
Как обойти удержания?
Каждый сотрудник может попробовать избежать удержаний за отпуск при увольнении, если подпишет соглашение с работодателем о прощении долга. Если руководство согласится на такой шаг, человек будет избавлен от возмещения образовавшегося долга.
Что касается урегулирования вопроса между сторонами, которые являются физическими лицами, никаких последствий не возникает. Но в том случае, когда один из участников переговоров является юридическим лицом, прощение долга будет сопровождаться определёнными сложностями, связанными с оформлением бумаг и налогообложением.
Для начала стороны должны заняться составлением документа, в котором будет отображено согласие обеих сторон на урегулирование вопроса с помощью прощения отпускного долга. В качестве такого документа может выступать соглашение о списании долга по превышению отпускной выплаты.
Под названием документа стоит указать дату и место, в котором тот составляется. Ниже указывается информация об обеих сторонах вопроса, а затем идет основной текст соглашения. После необходимо указать все требуемые реквизиты и поставить подписи.
Налоги при прощении отпускного долга
Когда стороны подписывают соглашение о прощении долга за использованный отпуск, этот шаг автоматически запустит механизм изменений в выплате налогов. Для труженика это не принесет никаких денежных потерь, так как с его дохода уже был уплачен налог во время выплаты отпускных. Когда статус полученных выплат изменен на бонус от работодателя в виде прощения долга, это не окажет влияния на налоговые обязательства по НДФЛ.
Что касается руководства компании, у них ситуация несколько другая. В связи с прощением долга, работодатель будет вынужден пересмотреть и внести корректировки в налог на прибыль. Также необходимо будет убрать из расходов выплаченную сумму за отпуск авансом. С экономической точки зрения в налоговой службе эти выплаты считаются обязательными.
Удержание за использованный отдых
Полученная в результате определения неотработанных отпускных работника сумма может не совпасть с суммой дохода, которую можно из него удержать.
Всегда стоит помнить, что помимо авансовых отпускных, у труженика могут быть и другие обязательства. Но если они применяются одновременно с авансовыми выплатами, сумма в совокупности также не должна превышать установленного законом ограничения.
Бухгалтер должен узнать, какую именно часть суммы отпускных неотработанного отдыха возможно удержать из дохода работника. Если у него больше нет никаких долгов, а сумма предоставленных ему авансом отпускных выплат составляет не более 1/5 части от всей заработной платы, полученной при сокращении, никаких проблем не возникнет. Эти взносы можно будет получить с сотрудника в полной мере.
В том случае, если, согласно нормативным актам, организация не имеет возможности получить всю сумму, руководитель может предпринять следующие действия:
- Обратиться к бывшему сотруднику с просьбой самостоятельно произвести возврат недостающей суммы.
- Если нет никаких вариантов выхода из ситуации путем договоренности, можно простить долг работнику.
- Обратиться в суд и попробовать добиться возврата суммы в принудительном порядке, согласно 382 и 383 статьям ТК России.
Каждый вариант будет отличаться своими особенностями. Например, если владелец компании решит простить долг труженику, тому потребуется внести корректировки в налогообложение на прибыль, а после добровольного погашения задолженности сотрудником последует пересчет НДФЛ.
Составление приказа о выплатах за неотработанные отгулы
Чтобы составить приказ на удержание определённой суммы за неотработанный отпуск, работодатель может воспользоваться произвольной формой составления документа. Но в этом случае обязательной информацией для заполнения являются следующие данные:
- занимаемая должность труженика;
- точное количество неотработанных дней отдыха;
- сумма удержания;
- ФИО работника;
- вид выплаты при сокращении.
В качестве примера можно воспользоваться следующей формулировкой: «С целью погашения долга, который образовался в процессе увольнения (имя и должность труженика) по (законное основание для увольнения, согласно ТК России), до того, как рабочий год был окончен, но в счет его он получил законное основание на использование оплачиваемого отпуска, приказываю: удержать (источник выплаты и полное имя рабочего) сумму денежных средств за (указывается количество дней) неотработанных дней ежегодного отпуска с последующей оплатой в размере (сумма)».
Сотрудник должен получить от руководства предложение ознакомиться с данным приказом и, в случае согласия с его формулировкой, необходимо поставить свою подтверждающую подпись. Также желательно предусмотреть необходимые реквизиты для еще одного подтверждения того, что сотрудник в будущем не будет предъявлять организации претензий по поводу текста приказа.
Заключение
Чтобы удержать из дохода сотрудника необходимую сумму денег за неотработанные дни отдыха, работодатель должен учесть несколько непростых нюансов. Для начала лучше попробовать решить проблему с помощью договоренности, так как это наиболее благоприятный вариант для обеих сторон.
В том случае, если руководитель организации будет вынужден обратиться в суд, совсем не факт, что закон станет на его сторону. Чтобы доказать свою правоту, необходимо будет собрать множество документов и доказательств того, что сотрудник действительно должен вернуть часть суммы.