Рассматриваем правильное написание заявления на отгул в счет отпуска, приводим рекомендации и образец заявления.
Законодательство
В законах, регулирующих трудовую деятельность, нет такого понятия, как отгул. По сути, отгулом считается ситуация, когда работника нет на рабочем месте, и при этом работодатель в курсе, и дал свое согласие. Отгул может быть за свой счет или оплачиваемый. Поэтому разрешить вам использовать будущий отпуск или нет, может решать только руководитель по своей доброй воле.
Такой выходной считается оплачиваемым, поэтому и нюансы при его оформлении существуют. При этом все должно быть закреплено на бумаге. То, что вам начальник словами разрешил, не имеет никаких правовых оснований. Он потом имеет полное право вас уволить за прогул. Для того чтобы на предприятии могли предоставить такой оплачиваемый выходной, у работника должен быть полугодовой стаж в данной организации.
При этом если отлучиться нужно всего на пару часов, можно обойтись и устной договорённостью с администрацией. Если же вам надо для решения проблем не менее полудня, тогда придется писать заявление.
Еще одна важная деталь – подавать заявление на оплачиваемый выходной необходимо заранее, не позже, чем за три дня. Если сотрудник пишет его перед самым днем отгула, то разрешение в таком случае будет противоречить нормам ТК. В таком случае может быть предоставлен неоплачиваемый отгул, то есть за свой счет. Но работодатель, в любом случае, сам решает – отпускать вас или нет. Документ с подписью руководителя организации – это единственное оправдание вашего отсутствия на рабочем месте.
Поскольку отгул сотрудник берет в счет отпуска, его следует оплатить. Поэтому заявление и приказ о предоставлении выходного дня должны быть предоставлены в бухгалтерию организации.
Право на оплаченные выходные дни имеют все работники, у которых есть право на ежегодный отпуск за отработанное время. То есть все те, кто отработал не меньше полугода. Надо отметить, что полугодовой стаж исчисляется не только временем непосредственной работы. Сюда же входят и все больничные, а также декретный и отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Также нужно знать, что по закону РФ, минимальный отпуск не должен быть меньше 14 дней. А значит, сотрудник не сможет брать оплаченные выходные, если у него есть только две недели. Их работодатель должен предоставить целиком, иначе на него, по Трудовому Кодексу, могут наложить штрафные санкции. Если у работника за год отдых составляет 28 дней, то он может только две недели из них прогулять, как оплаченное отсутствие, в количестве 14 дней в счет отпуска.
Есть причины, по которым можно взять оплачиваемый отгул, при этом, не касаясь ежегодного отдыха. Это сверхурочная работа, трудовая деятельность по праздникам, а также сдача крови в качестве донора. В последнем случае обязательно иметь подтверждающий документ из медицинского учреждения. Иначе придется писать заявление на предоставление выходного дня.
Как написать заявление
Как и любой документ, он должен содержать всю информацию о том, что вы просите, и каковы причины. Написать заявление на отгул можно в произвольной форме, можно напечатать на компьютере.
Бланк можно получить его в отделе кадров вашей компании. Но заполнение документа на бланке не обязательно. Это можно сделать на простом листе формата А4 шариковой ручкой.
При составлении заявления в счет отпуска необходимо указать:
- Наверху, в правом углу сотрудник должен указать данные работодателя, а также свои личные и контактные данные и занимаемую должность.
- В центре пишется название документа.
- В основе текста располагается просьба о предоставлении отгула в счет очередного отпуска и указывается причина и основание. Причина должна быть уважительной; чтобы у работодателя не возникло сомнений, желательно представить документы, которые могут подтвердить наличие такой причины. А основанием для отгула в счет отпуска в образце может быть неиспользованный отпуск или сверхурочная работа.
- Обязательно уточняем количество требуемых дней.
- Необходимо указать числа, согласно внутреннему графику, когда будет протекать ваш ежегодный отдых. Это может быть и один день, и неделя, например, при наличии крайних обстоятельств. В Трудовом Кодексе уважительными причинами считаются свадьба сотрудника, рождение ребенка, а также смерть близкого родственника. Все они должны быть подтверждены документально. Если причины не входят в список вышеперечисленных, то работника отпускают по желанию администрации.
- Дата и подпись.
Если сотрудник не передает бумагу лично в руки отдела кадров или руководителя, то желательно составлять ее в двух экземплярах.
Образец заявления
Для примера написания можете использовать данный образец заявления:
Генеральному директору ООО «Мебель плюс»
Ефремову В.В.
от менеджера Шиповалова С.М.
Заявление
Прошу предоставить мне дополнительный выходной день 10 марта 2017 года за ранее отработанное время в счет очередного отпуска в связи с моим бракосочетанием. Свидетельство о браке предоставлю после получения.
5 марта 2017 года.
Подпись.
На основании написанного заявления создается приказ. Поскольку законом не предусмотрено понятие «отгул». Приказ оформляется на однодневный выходной. В приказе должно быть указано наименование компании, данные руководителя, а также сотрудника. Сколько дней предоставлены в качестве отпуска за отработанное время, а также, когда они предоставляются в счет отдыха, за какой период.
Далее выставляется дата и подпись руководителя и сотрудника о том, что он ознакомлен с приказом. После этого соответствующие данные должны быть внесены в личную карточку работника. Оплата происходит только за то количество дней, которое указано в заявлении на предоставление оплачиваемого дня. Если вы отпрашиваетесь на один день, то вам за один день и заплатят.
Очень удобно оформлять отсутствие в счет будущего отдыха за отработанное время, когда уже есть обязательный для исполнения график отпусков, и он утвержден. В таком случае сразу видно, на какое количество дней вы можете рассчитывать. Только учтите, что в итоге у вас должно остаться 14 полных дней от основного отпуска – это минимум, который вы должны отгулять в течение календарного года.
Кто даст разрешение?
Данное заявление на отпуск может быть предоставлено либо руководителю организации, либо в отдел кадров. В любом случае сначала нужно обратиться к непосредственному начальнику вашего подразделения. Так как на время вашего отсутствия он должен найти замену, поэтому его стоит поставить в известность в первую очередь.
Во всем процессе есть одна деталь. Дело в том, что предоставление отдыха в период с 6 по 12 месяц трудовой деятельности сотрудника не является обязанностью работодателя. Это его право. А значит, и отказать он вам может, ничего не объясняя.
Если же сотрудник отработал больше года, а отпуск ему не предоставили, то следует обращаться в защитные организации, начиная от профсоюза и Трудовой Инспекции и заканчивая иском в суд. Пишите иск с помощью юриста – так будет надежнее.
После составления и одобрения заявления на отпуск, руководитель организации издает приказ, который, согласно закону, регистрируется в специальном журнале. Работник с этим приказом должен ознакомиться под роспись. Также сотруднику в бухгалтерии обязаны сделать расчет и выдать его до ухода на оплачиваемый выходной.
Бухгалтерам очень не выгодно так регистрировать оплачиваемые выходные. Поэтому есть примеры, когда они фиксируют отгулы в отдельной документации и по отдельности их не оплачивают. Затем, когда таких дней набирается несколько, в бухгалтерии оформляют полноценный отдых и тогда же его оплачивают. Это не совсем законно, но, зачастую, работники также соглашаются на это по ряду причин.
Для грандиозных семейных событий, а также для решения различных проблем часто встречается необходимость отпроситься на работе. Если вам нужно пару часов, то можно просто подойти к начальству и договориться. Но если вам необходим один или несколько дней, а вы отработали уже больше полугода, то в счет положенного отдыха можно написать заявление на отпуск в течение нескольких дней.
Правда, придется убедить начальство в важности причин, а также надеяться на их положительное решение. Или согласиться на оформление неоплачиваемого дня за ваш счет.