Договоры о материальной ответственности служат законным основанием для взыскания с виновных недостачи в полном объёме.
Содержание
Скачать необходимые документы
Назначение журнала
На любом предприятии назначение журнала регистрации договоров о полной материальной ответственности одно – фиксировать все договорные отношения о материальной ответственности любого типа, индивидуальной и коллективной.
Он позволяет удостоверить факт заключения такого документа и назначения лица, отвечающего за сохранность материальных ценностей.
Договоры о материальной ответственности служат законным основанием для взыскания с виновных недостачи в полном объёме. Если официальная бумага, предусматривающая взаимную ответственность работодателя и сотрудника в части обязательств по сохранению доверенного имущество, не подписана и не зарегистрирована в журнале, с возмещением ущерба у фирмы могут возникнуть проблемы.
Максимум, на что сможет рассчитывать работодатель – это сумма заработка работника, допустившего возникновение убытков.
А потому такой контракт заключается сразу при трудоустройстве. Он послужит гарантией, что работодателю в случае недостачи нанесенный ущерб будет полностью возмещен.
Описание и характеристики журнала
В журнале регистрируется каждый договор такого типа. Регистрация документа одинаково важна и для предприятия, и для работника:
- работодатель при возникновении спорных ситуаций сможет удостоверить факт заключения договора перед контролирующими или надзирающими инстанциями, даже перед судом.
- работник, договор с которым не прошёл регистрацию, вправе в полном объёме оспорить вмененную ему материальную ответственность.
Соответствующие взаимные обязательства имеют место исключительно в случае, когда уже заключен трудовой договор между сторонами (предпринимателем и гражданином) и в нем оговорены:
- обязанности сторон по обеспечению сохранности материальных ценностей;
- финансовые обязательства работника на случай, если сохранность этого имущества он обеспечить не сможет.
Документ такого типа представляет собой тетрадь форматом А-4 с мягкой обложкой. Наименование его указывается на внешней стороне обложки и подтверждает, что его назначение – регистрация договоров о материальной ответственности.
Тетрадь обязательно прошивается суровой нитью, опломбируется сургучом или номерной индикаторной голографической пломбой, удостоверяется работодателем. Все его страницы должны быть пронумерованы.
По мере заключения договоров графы, расположенные внутри, заполняются сведениями о вновь заключенных контрактах. Им присваиваются номера по возрастанию в хронологическом порядке.
Какой бы образец вы ни взяли, в журнале регистрации договоров о материальной ответственности непременно содержится глава 39 ТК РФ, регламентирующая вопросы материальной ответственности работников, а еще постановление Минтруда РФ №85 от 31.12.2002 г. «О перечне должностей».
Требования к оформлению и регистрации договоров
Заводится документ такого типа на всяком предприятии, где для сохранения вверенных им ценностей назначены соответствующие лица и с ними заключены договорные отношения. В него заносятся сведения обо всех составленных соглашениях.
В случае потери последнего останется подтверждение наличия письменного контракта. Причем, регистрация осуществляется в день подписания, а без такой процедуры договор не будет иметь силы. Ему присваивается порядковый номер, а основная информация о нём записывается в графы журнала.
Начинается заполнение журнала с титульной страницы. Требуется указать дату его открытия, а в соответствующей графе – номер пломбы (без этого он не может считаться опломбированным). Должна быть запись о названии предприятия. Так устанавливается факт его создания.
На втором листе помещают таблицу (реестр сотрудников), в котором указаны данные про лиц, отвечающих за ведение журнала.
Среди записей обо всех составленных договорах о материальной ответственности в журнале должны быть:
- дата подписания документа;
- № соглашения;
- указание на форму ответственности (индивидуальную или коллективную);
- ФИО ответственного за сохранение ценностей работника;
- его должность.
После внесения в журнал записи о контракте ответственный сотрудник указывает в реестре дату события, его основание, свои фамилию и инициалы, должность и ставит свою подпись.
При ведении подобного документа особую важность приобретает аккуратность. Все записи должны выполняться разборчивым почерком, не допуская ошибок. Вносятся сведения исключительно о МО. Договор может быть зарегистрирован лишь однажды.
Если ошибка все же допущена, журнал должен быть закрыт с отметкой о причине досрочного закрытия. А на предприятии открывают новый документ.
Пример заполнения полей
Предлагаем на примере увидеть, в какая информация содержится на страницах журнала:
| № п/п | Дата заключения | Договор № | Вид ответственности | ФИО Сотрудника | Должность |
|---|---|---|---|---|---|
| 10. | 10.01.2019 | 4-мо/к | индивидуальная | Иванов И.П. | кассир |
Может содержаться также графа, где напротив внесенных данных присутствует подпись сотрудника. Еще пример заполнения:
| № п/п | Дата заключения | Договор № | Вид ответственности (индивидуальная, коллективная) | ФИО сотрудника | Должность |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 36. | 21.07.2002 | 23-мо/к | коллективная | Задорожный И. Г. | Кладовщик |
| 37. | 30.07.2002 | 24-мо/и | индивидуальная | Погребняк С. В. | Кассир |
| 38. | 08. 08. 2002 | 25-мо/и | индивидуальная | Волобуев А.А. | Водитель-экспедитор |
| … |
Есть варианты таблицы с включенным в неё столбцом «Подпись сотрудника», например:
| Период ведения с / по |
Фамилия, имя, отчество ответственного сотрудника | Должность | Основание действия | Подпись | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.01.2014 | 14.07.2018 | Иванов И.И. | Менеджер по кадрам | Приказ руководителя от 12.01.2001 года № 45. | |
Документы, закрепляющие ответственность работника
Теперь поговорим о том самом документе, которым устанавливается материальная ответственность работника – о договоре.
На деле эта официальная бумага может служить основанием для работодателя взыскать с виновников недостачу в полном объеме.
Не имея подписанного соглашения о материальной ответственности, предприятие может рассчитывать на размер возмещения, не превышающий заработок сотрудника, допустившего убытки.
К составлению, оформлению и хранению любых подписанных документов следует относится ответственно, строго придерживаться правил делопроизводства.
Такой контракт подписывается при условии, что с сотрудником заключался трудовой договор и он не расторгнут. Если сотрудник никоим образом не касается ценностей, оформить с таким лицом договор о материальной ответственности – противозаконное деяние.
Следует знать, что условие об ответственности заместителей руководителя и главбуха прописывается в трудовом соглашении.
Существуют требования по оформлению договорных отношений:
- у каждой стороны должен остаться собственный оригинал (в случае коллективной ответственности выдаются заверенные копии);
- документ датируется;
- должен содержать сведения о компании и о сотруднике;
- должен быть подписан руководителем со стороны компании и сотрудником, которому доверена материальная ответственность.
Правила делопроизводства требуют хранить такие договоры в номенклатурном деле. Если в деле максимальное число страниц (250) или закончился календарный год, оно закрывается. Журнал регистрации прикладывается к делу. С заведением нового тома, заводится и новый журнал. Нумерация дел при этом может быть продолжена.
Образец журнала
Этот документ можно вести в двух форматах: в электронном и бумажном.
В первом случае, достаточно создать таблицу в Exсel. Следует понимать, что подписей сотрудников в таком варианте можно не предусматривать.
Во втором можно поступить по-разному:
- Приобрести печатный вариант в магазине канцтоваров;
- Сделать покупку онлайн в интернет-магазине;
Его цена в 150 рублей для средств организации – не такая уж большая сумма.
- Сделать индивидуальный заказ в типографии. Она изготовит журнал быстро и качественно;
- скачать образец журнала регистрации договоров о материальной ответственности, распечатать на принтере и сброшюровать (или скрепить вручную).
Взаимные обязательства работодателя и лица, ответственного, а сохранность материальных ценностей, оформленные документально и внесенные в журнал регистрации для работодателя послужат своеобразной гарантией в том, что ему удастся возместить причиненный вред. Он легко докажет и наличие договора, и его подлинность. Игнорируя ведение журнала на предприятии, его руководитель вредит самому себе.