Рассмотрим назначение журнала регистрации трудовых договоров о материальной ответственности, назначение журнала, образец, примеры заполнения.
Содержание
Нормативные акты
Глава 39 ТК РФ и Постановление № 85 Минтруда РФ от 31.12.2002 регламентируют вопросы материальной ответственности работников.
В частности, Статья 244 ТК РФ регламентирует вопрос Трудовых Договоров о полной материальной ответственности.
Журнал регистрации трудовых договоров о полной материальной ответственности позволяет фиксировать все договорные отношения с ответственностью любого типа (индивидуальной и коллективной).
Правила делопроизводства требуют хранить договоры в номенклатурном деле. Если в деле максимальное число страниц (250) или закончился календарный год, оно закрывается.
Журнал регистрации прикладывается к делу. С заведением нового тома, заводится и новый журнал. Нумерация дел при этом может быть продолжена.
Он позволяет удостоверить факт заключения такого документа и назначения лица, отвечающего за сохранность материальных ценностей.
Договоры о материальной ответственности служат законным основанием для взыскания с виновных недостачи в полном объёме.
Если официальная бумага, предусматривающая взаимную ответственность работодателя и сотрудника в части обязательств по сохранению доверенного имущество, не подписана и не зарегистрирована в журнале, с возмещением ущерба у фирмы могут возникнуть проблемы.
Максимум, на что сможет рассчитывать работодатель, – это сумма заработка работника, допустившего возникновение убытков.
Договор об ответственности заключается сразу при трудоустройстве и служит гарантией, что работодателю, в случае недостачи и нанесения ущерба, все потери будут полностью возмещены.
Назначение журнала
В журнале регистрируется каждый договор. Регистрация документа важна и для предприятия и для работника.
Работодатель при возникновении спорных ситуаций сможет удостоверить факт заключения договора перед контролирующими или надзирающими инстанциями, даже перед судом.
Работник, договор с которым не прошёл регистрацию, вправе в полном объёме оспорить вмененную ему материальную ответственность.
Соответствующие взаимные обязательства имеют место исключительно в случае, когда уже заключен трудовой договор между сторонами (предпринимателем и гражданином) и в нем оговорены:
- обязанности сторон по обеспечению сохранности материальных ценностей;
- финансовые обязательства работника на случай, если сохранность этого имущества он обеспечить не сможет.
Заводится журнал на любом предприятии, где для сохранения вверенных ценностей назначены соответствующие лица и с ними заключены договорные отношения.
В него заносятся сведения обо всех составленных соглашениях. В случае потери последнего останется подтверждение наличия письменного контракта.
Причем, регистрация осуществляется в день подписания, а без такой процедуры договор не будет иметь силы. Ему присваивается порядковый номер, а основная информация о нём записывается в графы журнала.
Описание и характеристики журнала
Журнал представляет собой тетрадь форматом А4 с мягкой обложкой. Его можно вести в двух форматах: в электронном и бумажном.
В первом случае, достаточно создать электронную таблицу в Exсel или в Word. Следует понимать, что подписей сотрудников в таком варианте не предусматривается.
Во втором случае можно поступить по-разному — либо приобрести печатный вариант в магазине канцтоваров, либо найти вариант в интернет-магазине, либо сделать индивидуальный заказ в типографии.
Наименование его указывается на внешней стороне обложки и подтверждает, что его назначение – регистрация договоров о материальной ответственности.
Тетрадь обязательно прошивается нитью, опломбируется сургучом или номерной индикаторной голографической пломбой, удостоверяется работодателем, а все страницы должны быть пронумерованы.
По мере заключения договоров графы, расположенные внутри, заполняются сведениями о вновь заключенных контрактах. Им присваиваются номера по возрастанию в хронологическом порядке.
Требования к оформлению
Начинается заполнение журнала с титульной страницы.
Требуется указать дату его открытия, а в соответствующей графе – номер пломбы (без этого он не может считаться опломбированным).
Должна быть запись о названии предприятия. Так устанавливается факт его создания.
На 2 листе помещают таблицу (реестр сотрудников), в котором указаны данные про лиц, отвечающих за ведение журнала.
Среди записей обо всех составленных договорах о материальной ответственности в журнале должны быть:
- дата подписания документа;
- № соглашения;
- указание на форму ответственности (индивидуальную или коллективную);
- ФИО ответственного за сохранение ценностей работника;
- должность.
После внесения в журнал записи о контракте ответственный сотрудник указывает в реестре дату события, его основание, свои фамилию и инициалы, должность и ставит свою подпись.
При ведении подобного документа особую важность приобретает аккуратность. Все записи должны выполняться разборчивым почерком, не допуская ошибок.
Договор может быть зарегистрирован лишь однажды.
Если ошибка все же допущена, журнал должен быть закрыт с отметкой о причине досрочного закрытия и на предприятии открывают новый документ.
Пример заполнения полей
Предлагаем на примере увидеть, в какая информация содержится на страницах журнала:
| № п/п | Дата заключения | Договор № | Вид ответственности | ФИО Сотрудника | Должность |
| 10. | 10.01.2019 | 4-мо/к | индивидуальная | Иванов И.П. | кассир |
Может содержаться также графа, где напротив внесенных данных присутствует подпись сотрудника. Еще пример заполнения:
| № п/п | Дата заключения | Договор № | Вид ответственности | ФИО сотрудника | Должность |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| … | … | … | … | … | … |
| 36. | 21.07.2002 | 23-мо/к | коллективная | Задорожный И. Г. | Кладовщик |
| 37. | 30.07.2002 | 24-мо/и | индивидуальная | Погребняк С. В. | Кассир |
| 38. | 08.08.2002 | 25-мо/и | индивидуальная | Волобуев А.А. | Водитель-экспедитор |
| … | … | … | … | … | … |
Есть варианты таблицы с включенным в неё столбцом «Подпись сотрудника», например:
| Дата начала | Дата окончания | ФИО | Должность | Основание | Подпись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.01.2014 | 14.07.2018 | Иванов И.И. | Менеджер по кадрам | Приказ руководителя от 12.01.2001 года № 45 |
Договор об ответственности
Трудовой договор о материальной ответственности служит дополнительным соглашением к основному договору и является основанием для взыскания с виновников недостачу в полном объеме.
Не имея подписанного соглашения о материальной ответственности, предприятие может рассчитывать на размер возмещения, не превышающий заработок сотрудника, допустившего убытки.
Дополнительный договор подписывается при условии, что с сотрудником заключался основной трудовой договор и он не расторгнут.
Если сотрудник никоим образом не касается ценностей, оформить с таким лицом договор о материальной ответственности – противозаконное деяние.
Существуют требования по оформлению договорных отношений:
- у каждой стороны должен остаться собственный оригинал (в случае коллективной ответственности выдаются заверенные копии);
- документ датируется;
- должен содержать сведения о компании и о сотруднике;
- должен быть подписан руководителем со стороны компании и сотрудником, которому доверена материальная ответственность.
Скачать образец журнала
Заключение
Взаимные обязательства работодателя и лица, ответственного, а сохранность материальных ценностей, оформленные документально и внесенные в журнал регистрации для работодателя послужат своеобразной гарантией в том, что ему удастся возместить причиненный вред.
Он легко докажет и наличие договора, и его подлинность. Игнорируя ведение журнала на предприятии, его руководитель вредит самому себе.
К составлению, оформлению и хранению любых подписанных документов следует относится ответственно, строго придерживаться правил делопроизводства.