Расписка материально ответственного лица

Расписка материально ответственного лица

Обновлено 18 января 2021 в 19:25 (редакция)

Рассмотрим составление расписки материально ответственного лица, образец расписки, законодательные акты, списание недостачи.

Сайт работает благодаря поддержке юристов компании Правовед.ру. Вы можете задать вопрос юристу (бесплатно) через форму обратной связи (чат) снизу сайта.

Нормативно-правовые акты

Основной нормативный акт, который используется для регламентации процесса — это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но в нем сказано, что большую часть вопросов сверки баланса и фактического наличия должна определять сама фирма. Поэтому в данном случае на передний план выходят локальные нормативные акты и уставная документация.

Кроме того, методические указания по проведению всего процесса содержатся в Приказе Минфина России № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (ссылка на закон).

Нормативной документацией можно считать и все бланки, заполняемые при проведении проверки. В случае каких-либо проблем данные, содержащиеся в них, могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

Расписка ответственного лица

Расписка материально ответственного лица — это документ, которым работник подтверждает, что все данные переданы в бухгалтерию в полном объеме, они правильны и собраны верно.

Данная расписка страхует работодателя при появлении сомнений в честности проведенной инвентаризации.

Образец расписки может варьироваться в зависимости от принятой в конкретной организации и для каждом рабочего места. Возможные образцы расписок приведены выше.

Помимо непосредственно расписки, сотрудник также оставляет свои подписи на всех актах, которые заполняются в процессе проведения инвентаризации.

При устройстве на работу, человек заключает договор о материальной ответственности, который следует подписывать только если должность есть в списке Постановления № 85 Министерства Труда.

Также работодатели часто требуют заключения договора о коллективной материальной ответственности для всех своих сотрудников. Подписывать его или нет — решать сотруднику.

Типовые договоры о коллективной материальной ответственности содержат в себе:

  1. шапку-обращение к руководству фирмы,
  2. фамилию работника,
  3. информированное согласие о присвоении ему данного вида МО,
  4. дату и подпись.

Конкретная форма, не регламентирована на законодательном уровне.

Вы можете изучить нашу статью — Договор о полной материально ответственности кассира.

Участие в инвентаризации

Материально ответственное лицо выбирается до проведения инвентаризации из сотрудников компании. Этому человеку вменяется в обязанность не только исполнять свою работу, но и следить за сохранностью ценностей на балансе компании.

Инвентаризация — это проверка фактического наличия каких-либо ценностей, зафиксированных на балансе компании.

Данная проверка проводится с целью приведения балансового числа чего-либо к равным значениям с фактическим. Также в результате нее определяется количество остатков или излишков, если таковые есть.

Инвентаризация может быть нескольких видов, от этого будет зависеть длительность ее проведения и то, что именно считают.

Инвентаризация делится на:

  • полную,
  • частичную,
  • выборочную.

Полная инвентаризация предполагает полный пересчет всех товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Частичная проверяет только какой-либо один вид ТМЦ.

Выборочная проводится в рамках одного признака, согласно которому считаются остатки.

Подобная проверка может быть как плановой (ее частота определена законодательством и от них невозможно отказаться), так и внеплановой.

Внеплановые инвентаризации проводятся только при необходимости и определяются приказами руководства. В большинстве случаев они связаны с какими-либо крупными изменениями в процессе работы:

  • крупным слиянием или поглощением,
  • смене руководства,
  • подозрении в хищении,
  • при появлении стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций.

Сроки проведения инвентаризации четко не определены. Они устанавливаются согласно нескольким особенностям в каждой конкретной фирме:

  • Особенность учетной политики конкретного предприятия. В случае необходимости, обсчет всего может проводиться даже раз в неделю или три дня. Однако чаще всего устанавливается срок в один год, после чего дополнительные могут назначаться при появлении в них необходимости.
  • Желание руководства. Как правило, это желание возникает под давлением каких-либо внешних факторов. В этом случае пересчет всех ценностей становится внеплановым. Сюда же можно внести и чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение или землетрясение. При появлении подозрений на хищение или порчу — инвентаризация проводится в наиболее сжатые сроки.
  • Смена материально-ответственных лиц. Она происходит при выходе на пенсию, переводе или увольнении. Никто не будет ждать, пока придет время плановой инвентаризации, а потому проводят внеплановую. После этого сотрудник успешно переводится или уходит, а новые люди вступают на их место. Заключение нового договора следует обязательно сопровождать инвентаризацией, так как от этого напрямую будет зависеть будущее сотрудника.

Существуют также ситуации, когда таких лиц и вовсе нет.

Такая ситуация обычно возникает по случайности (смерть сотрудника или его увольнение во время отпуска).

В таких ситуациях все проводится как обычно, но работодателю следует учесть, что результаты можно оспорить в суде.

Поэтому замену для заключения договора нужно искать заранее, а само перезаключение соответственно оформить.

Обстоятельства для проведения

Когда появляются факторы, непосредственно влияющие на то, произойдет перепись вещей или нет:

  • при передаче имущества в аренду или продаже. При поступлении нового имущества его фиксируют на балансе, но пересчет не требуется;
  • при изменении организационно-правовых документов конкретной фирмы;
  • периодический пересчет и сверка. Также называется плановой сверкой;
  • выявление хищения или порчи имущества компании;
  • при стихийных бедствиях или чрезвычайных ситуациях;
  • при закрытии фирмы и полной ее ликвидации при этом.

Результатом можно считать выявление бухгалтерского остатка и фактического, а также сравнения их друг с другом.

При этом балансовое и фактическое наличие может соответствовать, а может быть больше либо меньше в какую-либо из сторон.

Если вещи есть в балансе, но их нет в наличии по факту — речь идет о недостаче. Если наоборот — об излишках.

Процесс проведения инвентаризации

Процесс проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Составление приказа о начале проведения инвентаризации. В этот же момент формируется инвентаризационная комиссия из сотрудников. В ней присутствует глава комиссии и ее члены.
  2. Проверяются измерительные приборы, их исправность и работоспособность. С их помощью будут считаться остатки.
  3. Сбор и подготовка документации, в том числе форм ведомостей и прочих бумаг.
  4. Осуществление непосредственного процесса подсчета. При этом необходимо не допускать доступа сотрудников, проводящих подсчет, к бухгалтерским данным. Это нужно для того, чтобы избежать подгона результатов. Пересчет и сверка должны быть максимально достоверными.
  5. Заполнение всех бумаг, включая ведомости.
  6. Передача собранных данных в бухгалтерию и выявление имеющихся расхождений.
  7. Составление отдельных ведомостей по расхождениям и списание.
  8. Анализ итогов всего процесса сверки.
  9. Выявление виновных в расхождении лиц.
  10. Окончательное оформление результатов.

Помимо конкретной формы приказа о проведении подсчета, во время всего происходит заполнение множества различных бухгалтерских форм и отчетов.

Начиная от бланка ИНВ-3 (скачать бланк), в котором фиксируется общее количество всего пересчитанного, описи имеющихся ТМЦ, до специальных форм бланков ТМЦ, находящихся только лишь в пути непосредственно в компанию — всё это требует фиксации и учета.

Списание порчи и недостачи

В случае, если на любом из этапов обнаружились расхождения, в частности была выявлена порча или же обнаружена недостача, то с момента обнаружения недостачи материально-ответственное лицо несет на себе все бремя ответственности за произошедшее.

Для того чтобы призвать его к возмещению убытков, необходимо ознакомить человека с приказом о возмещении и взять с него объяснения. Без них к ответственности привлечь нельзя.

Если работник отказывается, то приказ следует зачитать в присутствии трех свидетелей и оформить это в акт.

После этого происходит привлечение сотрудника к возмещению или другой форме ответственности за недостачу.

Возможные виды возмещения:

  • частичное,
  • полное.

Его размер зависит от того, какую должность занимал сотрудник. Даже несмотря на то, что человек подписал договор о материальной ответственности, заставить его возместить все в полном объеме можно только в том случае, если его должность входит в соответствующий список должностей Постановления № 85 Министерства Труда.

Во всех прочих случаях это только частичное возмещение. Перечень имеет статус обязательного и никакое желание руководителя в этом случае не имеет значения.

Компенсация может быть выплачена как добровольно, так и по решению суда.

В отдельных случаях компенсация выплачивается по требованию руководителя. В этом случае необходимо издать соответствующий приказ.

Внимание! Работник, который несет непосредственно все риски, может оспаривать результаты проверки, в том числе и в судебном порядке.

Но опись и сличительная ведомость в любом случае будет предоставляться ему для ознакомления. После ознакомления он должен расписаться о том, что он ознакомился с данными и не имеет претензий к инвентаризационной комиссии.

В некоторых случаях порча и недостача может быть списана как естественная убыль. Это наиболее часто используется в производственных организациях, однако в некоторых случаях такой формат может быть и в непроизводственных.

Все имеющиеся документы могут быть представлены в суд в случае, если сотрудник не согласен с результатами инвентаризации или же с тем, что с него взыскивается недостача или порча.

Существуют отдельные обстоятельства, исключающие материальную ответственность, например:

  • обстоятельства непреодолимой силы,
  • не создание работодателем условий для сохранности ТМЦ,
  • нормальный хозяйственный риск.

Доплата за инвентаризацию

Доплата за материальную ответственность не всегда оплачивается и на законодательном уровне нет никаких указаний. В организации могут быть введены стимулирующие выплаты на усмотрение руководства.

Доплата за материальную ответственность — это специальная форма начислений, предоставляемых работодателем материально ответственному лицу на основании заключенных с ним договоров.

Справка. Доплата может иметь любую форму — от фиксированной суммы, выплачиваемой с определенной периодичностью, до процента от получаемой работником зарплаты. Это наиболее распространенная практика среди компаний.

Лицо может нести на себе несколько разных видов обязательств:

  • индивидуальная,
  • коллективная.

Сотрудник считается возложившим на себя эти обязательства с момента подписания соответствующего договора о коллективной или индивидуальной ответственности.

Условия при которых работник имеет право на назначение ему доплаты за материальную ответственность:

  • полностью официально работает в компании;
  • входит в перечень лиц, на которых может налагаться материальная ответственность;
  • заключил с работодателем соответствующее соглашение;
  • при наличии условия доплаты за подобное соглашение в учредительных документах;
  • наличие приказа в случае единовременной выплаты.

Соответственно, далеко не всегда человек может рассчитывать на то, что за ответственность ему что-то заплатят.

Внимание! Привлечь к ответственности сотрудника, не достигшего совершеннолетия, невозможно.

Подобные доплаты — это право, а не обязанность работодателя, поэтому есть вероятность того, что договор о материальной ответственности будет, но платить за это никто не будут. Нужно уточнять этот вопрос заранее.

Несмотря на это, единовременная доплата может быть назначена в любой момент работы приказом руководителя.

Скачать образец документа

Заключение

На балансе любой организации всегда находится то или иное количество товарно-материальных ценностей, которые нужно учитывать для контроля процессов в бизнесе. А если есть ценности, значит, должен быть и их учет на балансе.

Учет при этом периодически нужно проверять и перепроверять, для чего и необходимо такое явление как инвентаризация. Так как проверка может выявить различия между балансовыми и реальными ценностями, необходим человек, берущий на себя часть ответственности или всю ее целиком.

Инвентаризация с точки зрения материально ответственного лица — это время, которое требует крайне внимательного подхода к процессу.

Поделиться